Las organizaciones que se inclinan por un sistema de gestión integrado son aquellas que, usualmente, deben tratar con riesgos y amenazas en áreas muy diversas: calidad, cumplimiento, medio ambiente, seguridad de la información, seguridad y salud en el trabajo…
La implementación de un sistema de gestión integrado tiene mucho sentido para la gran mayoría de las organizaciones, debido a las interesantes ventajas que propone la gestión integrada de sistemas normalizados. Para otras, con circunstancias muy particulares, puede haber algunas dificultades.
¿Cuáles son? A continuación, explicamos las ventajas, y eventuales desventajas, que conlleva la implementación de un sistema de gestión integrado.
¿Cuáles son las desventajas de un sistema de gestión integrado?
La integración es una tendencia que promueve la Organización Internacional de Estandarización, ISO, con la incorporación de la estructura de Alto Nivel coordinada por el Anexo SL.
Actualmente, la mayoría de las normas ISO publicadas se basan en esta estructura. Esta tendencia se reafirmará con la revisión de las normas próximas a llegar a tal instancia. Esto significa que ISO quiere y promueve la integración de sistemas de gestión.
Un sistema de gestión integrado ofrece muchas ventajas. Sin embargo, algunas organizaciones, por causas coyunturales, pueden experimentar algunas dificúltales:
1. Alteraciones en sistemas separados que operan bien antes de la integración
Cuando las organizaciones inician el tránsito hacia la integración, cuentan con sistemas de gestión que usualmente entregan resultados positivos en el área para la que trabajan. Sin embargo, es probable que los equipos no logren armonizar su trabajo con profesionales en otras áreas, el compromiso disminuya, o simplemente, los procesos no estén dotados con la robustez necesaria para asimilar la integración, sin perder efectividad.
2. Los líderes de sistemas separados requieren capacitación adicional
Es la circunstancia que se presenta con mayor frecuencia. Un sistema integrado necesita profesionales que cuenten con la indispensable visión integrada de la gestión. Y esto puede requerir adoptar programas de formación enfocados a subsanar la deficiencia.
3. Se pierde el liderazgo y la propiedad de los problemas específicos
Es un problema predecible en la implementación de un sistema de gestión integrado. Los profesionales, los trabajadores, los empleados con funciones clave dentro de un sistema aislado, experimentan una pérdida de pertenencia y creen que han sido relevados del liderazgo. Es un problema que puede ser solucionado con una acertada comunicación, y, nuevamente, con formación y capacitación.
Conoce las ventajas y desventajas de implementar un sistema de gestión integrado #SIG para optimizar tus procesos empresariales #SistemasISO Clic para tuitear¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión integrado?
La integración de sistemas de gestión es una tendencia porque los beneficios, contrastados con algunos obstáculos propios de cualquier tarea importante, son muchos y muy evidentes.
Algunas de las ventajas de la implementación de un sistema de gestión integrado son:
1. Ahorro en tiempo y costes
La duplicidad de esfuerzos y de tareas se elimina. Los equipos son más productivos y las horas de trabajo que requiere la gestión disminuye, entregando horas libres a los trabajadores, para ocuparlos en actividades propias del puesto para el que fueron contratados o para el análisis y búsqueda de la mejora continua.
2. Reducción de costes de auditoría y certificación
Las auditorias, internas y de certificación, tienen un coste para la organización. En los sistemas integrados el coste se distribuye en tantos sistemas como se involucren en la integración. Lo más común es integrar, en primera instancia, Calidad, Medio Ambiente, y Seguridad y Salud en el Trabajo. Las auditorías, finalmente, se desarrollan en menor tiempo.
3. Facilidad de control de procesos
Procesos y estructuras del sistema pueden ser monitorizados y revisados con menor esfuerzo, asegurando el incremento constante de la eficiencia y el alcance de los objetivos en cada área integrada. Se garantiza la mejora continua.
4. Mejor uso de los recursos
Al concentrar la atención en un solo sistema, las necesidades económicas, tecnológicas, de recursos humanos o de capacitación, se pueden satisfacer de forma más eficiente y productiva.
5. Se establece una cultura de gestión estandarizada
Con sistemas separados, la gestión se convierte en cultura para los empleados que tienen responsabilidades o son impactados por un sistema determinado. La integración involucra a toda la organización en un macrosistema que tiene alcance para todos los departamentos y en todos los niveles. Así, la gestión estandarizada se convierte en un elemento cultural en toda la organización.
6. Control de la documentación mucho más fácil y efectivo
La gestión documental es uno de los temas que más esfuerzo demanda en la implementación de un sistema de gestión. Con un sistema integrado, el esfuerzo se minimiza ya que, por ejemplo, solo se crea una política o una declaración, en lugar de tres, cuatro o más. Esto disminuye la posibilidad del uso de un documento errado o desactualizado.
7. Facilidad para integrar más sistemas en el futuro
La implementación e integración de nuevos estándares será mucho más fácil con una estructura central ya conformada con un sistema de gestión integrado. Es importante entender que pocas publicaciones ISO subsisten con estructura diferente a la de Alto Nivel, y que, con la llegada de próximas revisiones y actualizaciones, o nuevas publicaciones, este número disminuirá aún más.
La integración de sistemas de gestión, es finalmente, un elemento que impulsa la Transformación Digital, representada en la automatización del sistema y su digitalización. La tecnología impulsa los procesos de integración y potencia los resultados. El resultado es un sistema integrado eficiente, ágil, productivo y generador de crecimiento y seguridad para la organización.
La formación es otro elemento esencial. Sobre ella hablamos a continuación.
Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión
A nivel global, más de 36.000 organizaciones ya cuentan con sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Es tal vez la razón por la que estas son las primeras áreas en ser integradas.
El Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión aborda dos áreas fundamentales para cualquier organización que emprenda este camino: la implementación, y la auditoría. Los profesionales que toman este Diplomado, tienen además la oportunidad de optar por el certificado ERCA, que les permitirá ejercer su profesión en cualquier país de Europa y de América Latina. Conócelo aquí.
