La auditoría externa de calidad es el paso final para obtener la certificación ISO. En ella, el auditor se asegura de que la documentación cumple con los requisitos de la norma, y de que los procesos y procedimientos se siguen en la práctica.
Tras la auditoría externa de calidad, y dependiendo de los hallazgos, el auditor recomienda que se otorgue la certificación o, por el contrario, que se implementen acciones correctivas a la espera de una segunda auditoría externa de calidad.
En uno u otro caso, la auditoría externa de calidad es un reto que podemos superar. Si seguimos estas recomendaciones, podremos hacerlo con relativa facilidad.
¿Cómo sobrevivir a una primera auditoría externa de calidad?
Las auditorías siempre generan temores y dudas. La auditoría externa de calidad, por su carácter y por lo que implica el resultado de la misma, puede producir cierto temor en todos los miembros de la organización.
La solución es crear un ambiente colectivo de seguridad y confianza con 5 recomendaciones de gran utilidad:
1. Conocer el estándar
La norma ISO 9001 es la Biblia del auditor externo. Los empleados responsables de procesos clave deben estar bien preparados y conocer la norma al derecho y al revés. Para que esto suceda, es importante preocuparse por la formación y establecer un cronograma de tareas, auditorías internas, revisiones e inspecciones.
Es prudente realizar la última auditoría interna un mes antes de la auditoría externa de calidad. Un tiempo mayor hace que el personal, preparado y listo para la acción, se enfrié, olvide cosas o simplemente pierda el interés. Un tiempo menor no es suficiente para realizar correcciones de última hora, lo que genera incertidumbre y dudas en los empleados.
2. Tomar en serio las auditorías internas
Cuanto más exigente y rigurosa sea la auditoría interna, mejores oportunidades surgen para afrontar la auditoría externa de calidad. Una auditoría rigurosa le permitirá detectar problemas graves, y también, no conformidades que, aunque parezcan insignificantes, pueden atraer la atención del auditor externo. La auditoría interna es un excelente taller de preparación para los empleados, sobre todo en el campo de entrevistas.
Se deben tomar muy en serio las acciones correctivas determinadas en las auditorías internas para limitar los problemas recurrentes tan pronto como se identifiquen. Hay que tener en cuenta que un hallazgo durante la auditoría externa de calidad, puede poner en riesgo su certificación o aplazarla.
3. No olvide monitorear sus objetivos
Las nuevas normas ISO tienen requisitos más altos con respecto al establecimiento, monitoreo y ajuste interno de los objetivos. El auditor externo espera ver un progreso en el cumplimiento de los objetivos a lo largo del tiempo. Por ello, no dude en ajustarlos de acuerdo con las demandas del negocio.
La #AuditoríaExterna en #ISO 9001 es el paso final hacia la certificación. ¿Cómo hacerlo de la mejor manera? Tenemos 5 recomendaciones. Clic para tuitear4. Sea amable, trate bien al auditor, ofrézcale un ambiente acogedor
Es importante asegurarse de que el espacio de trabajo está limpio y bien organizado. Los auditores no son policías que vienen a investigarlo como sospechoso de un delito. Ellos desempeñan una labor que tiene una gran incidencia en la mejora continua de su sistema de gestión de la calidad.
Descubra desde el primer día sus necesidades en cuanto logística, espacios, conectividad, alimentos, bebidas, descanso, todo ello dentro del límite estricto de la cortesía. Los excesos podrían ser considerados como un intento de soborno.
5. Reaccione con serenidad ante los hallazgos
Todas las auditorias de certificación producen hallazgos. Nada es perfecto, y un SGC tampoco lo es. De hecho, la mejora continua, requisito de la norma, se fundamenta en los hallazgos y las no conformidades.
Generalmente, los hallazgos se tratan en la reunión de cierre. Lo importante es que no sean significativos y no supongan más que una observación. Una mala reacción en ese momento, a causa de la tensión, puede dar al traste con toda la auditoría.
Curso Auditor Interno ISO 9001:2015
Las auditorías internas bien planteadas le permitirán afrontar con seguridad y tranquilidad la auditoría externa de certificación. Por ello, es importante contar con auditores internos cualificados, especializados y actualizados en la norma ISO 9001:2015.
El Curso Auditor Interno ISO 9001:2015 es un programa de excelencia diseñado para profesionales de la calidad. Y cuenta con el aval del ERCA – Registro Europeo de Auditores de Calidad -, lo que les permite auditar un SGC en cualquier país de la Comunidad Europea, y en gran parte de países de América Latina.
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