Cómo prepararse para una auditoría interna en ISO 9001

Cómo prepararse para una auditoría interna en ISO 9001

auditoría interna en ISO 9001

En cualquier escenario, la auditoría interna en ISO 9001 no es un mero obstáculo a superar, sino que constituye una ocasión para progresar. Y decimos en cualquier escenario, porque son varias las circunstancias por las cuales se llega a una auditoría interna: como preámbulo a la auditoría de certificación, como parte de una programación prevista por el sistema, o como resultado de la necesidad de identificar con claridad fallas evidentes de calidad.

Sea cual sea la razón, la auditoría interna en ISO 9001 nos ofrece muchos beneficios. Las auditorías, de cualquier clase, siempre representan oportunidades de mejora. Entonces, ¿por qué no aprovechar la ocasión y hacerlo de la mejor manera posible?





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Preparación para una auditoría interna en ISO 9001

Los empleados auditados sin duda hacen un buen trabajo. Tal vez, por ello les puede producir cierta molestia que alguien de fuera de su departamento venga a evaluar su trabajo y a calificarlo en busca de fallas.

El propósito de la auditoría interna en ISO 9001 es otro; pero muchas personas creen que asumirán graves consecuencias ante la detección del menor error. Entonces, conseguir que los auditados conozcan la norma, y entiendan que el auditor consultará las exigencias de ISO 9001 como parámetro esencial para realizar la auditoría interna, es el primer paso en el camino de preparación para afrontarla.

Además, podemos adelantar los siguientes pasos para que los auditados respondan de manera adecuada a este proceso:

Comunique en todos los niveles cómo se lleva a cabo una auditoría interna en ISO 9001

Aunque algunos empleados ya hayan pasado por una auditoría interna, en su organización o en otra, es necesario recordar cómo funciona y como se desarrolla en la práctica. Es importante que todos , tanto auditores como auditados, comprendan que el propósito es encontrar oportunidades de mejora representadas en acciones correctivas. Pues eso es lo que asegura la sostenibilidad del sistema en el futuro.

Refresque los conocimientos sobre los procedimientos

Un empleado puede realizar un proceso a diario, muy bien y de memoria. Sin embargo, lleva tiempo sin echar una mirada al procedimiento documentado, por lo cual, algunas preguntas puntuales del auditor pueden no ser bien respondidas. Un recordatorio rápido sobre todos los procesos y procedimientos, antes de enfrentar la auditoría, siempre tendrá buenos resultados.

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Indique dónde encontrar la información

Las personas suelen estar nerviosas durante una auditoría. Algunas más que otras, y a causa de ello, suelen olvidar una respuesta que, en circunstancias normales, no dudarían en responder de forma correcta.

El auditor puede aceptar que el empleado auditado le responda “lo he olvidado en este momento, pero si me volviese a suceder, encontraría la respuesta aquí”. Conocer la ubicación del documento que contiene la información es tan válido como conocerla de memoria.

Recuerde que el objetivo no es la perfección

Esta es una buena recomendación tanto para auditados como para auditores. Algunos errores pueden ser subsanados en el mismo momento de su detección y no precisan del diseño y la implementación de una acción correctiva. La acción correctiva está destinada a solucionar problemas sistémicos generalizados.

Si alguien ha cometido un pequeño error, que no es recurrente, no es preciso por ello poner a andar el entramado a veces complejo de las acciones correctivas.

Asegúrese de que las acciones correctivas busquen la causa y no el culpable

Una de las razones por las que las auditorías internas gozan de mala fama entre los empleados, es porque algunos auditores, profesionales de la calidad o miembros de la Alta Dirección han hecho uso de un enfoque errado ante los hallazgos y las no conformidades evidenciadas durante la auditoría.

El objetivo siempre será encontrar la causa raíz del problema, asegurando así la no repetición, antes que el culpable. Pues este no es más que una herramienta fortuita en algunos casos, coyuntural en otros, de esa causa raíz que es la que pretendemos eliminar con la acción correctiva.

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El conocimiento, la capacitación y la certeza siempre serán generadores de seguridad. Afrontar una auditoría interna en ISO 9001, dentro de un ambiente sin temores e incertidumbres es donde se aprovechará al máximo la oportunidad de mejora que ofrece.

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Si su empresa ha de afrontar auditorías internas en ISO 9001, le será altamente provechosa la formación en este programa, al que puede inscribirse aquí.

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