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¿Cuál es la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa?

¿Cuál es la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa?

diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa

GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa son herramientas de gran importancia para la gestión de sistemas basados en normas ISO. Sin embargo, para muchos profesionales en ese ámbito, y en particular dentro de la gestión de la calidad, no siempre está claro en qué difieren entre ellas. Por eso, hoy llevamos a cabo una comparativa con la intención de aclarar cuál es la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa. 

¿Cuál es la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa?

Para entender la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa, conviene conocer las definiciones y los alcances de cada una de estas herramientas.

Análisis GAP

GAP es un anglicismo que significa brecha. De hecho, el análisis GAP también es conocido como análisis de brechas. Este tipo de evaluación se utiliza en la ejecución de proyectos en múltiples áreas, en el desarrollo de nuevos productos, y, por supuesto, en el tema que nos ocupa, que es la gestión de sistemas basados en normas ISO, por ejemplo, ISO 9001.

En este contexto, el GAP análisis es un procedimiento de “comparación” entre lo exigido por un estándar de cumplimiento, y aquello con lo que ya cuenta la organización en un momento dado, generalmente antes de iniciar la implementación del sistema.

Un buen informe asociado al análisis debe reseñar de forma clara y concreta las deficiencias que se presentan en los procesos o en los documentos de la empresa, con respecto a lo solicitado por la norma ISO.

El análisis de brechas muestra, así, lo que nos hace falta para alcanzar la conformidad con los requisitos exigidos. De este modo, el enfoque del GAP consiste en evidenciar las deficiencias, y en algún modo, en proyectarse hacia el cumplimiento.

La auditoría interna

Al adentrarnos en el concepto de auditoría interna, entendemos por qué existe cierta dificultad para comprender la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa.

Cualquier norma ISO, y por supuesto la referente a calidad, nos indica que las auditorías internas sirven para proporcionar información para que el sistema de gestión mejore y así garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos y la conformidad de la organización con los requisitos del estándar evaluado.

La primera diferencia entre el análisis GAP y la auditoría interna sería que esta última se realiza una vez se ha completado la implementación del estándar. El análisis de brechas, por el contrario y como hemos señalado, representa el inicio del camino, aunque se puede realizar en cualquier etapa de la implementación, o, incluso, después de obtenida la certificación, como una herramienta más de evaluación. Con esto podríamos afirmar que el proceso se inicia con un análisis GAP y concluye con una auditoría interna.

Además, en tanto que el GAP se enfoca en establecer las lagunas, las deficiencias o las brechas, la auditoría solo tiene este objetivo como uno más entre otros. Pues ésta también debe resaltar el cumplimiento y las oportunidades de mejora para el sistema. El auditor debe reflejar en su informe comentarios proactivos, observaciones sobre el esfuerzo sobresaliente de los empleados, los directores de área e, incluso, la alta dirección.

Por último, la auditoría interna puede tener también como objetivo preparar a la organización para afrontar la auditoría de certificación. 

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La evaluación previa

Una evaluación previa se produce antes de la auditoría de certificación, pero después de que la organización haya pasado por una o varias auditorías internas. Básicamente se hace cuando la organización está muy segura del trabajo hecho, del cumplimiento de los requisitos y de los buenos resultados de las acciones correctivas implementadas tras las auditorías realizadas. Con ella se desea dar un último repaso final, y a veces se prefiere confiar en una mirada completamente imparcial, para lo que se recurre a un consultor externo.

En cierto modo, es una auditoría interna más, pero mantiene el objetivo claro de que detrás se acerca la auditoría de certificación. Se trata de prepararse en la práctica, al reproducir esa experiencia que pronto tendrá que afrontar la organización.

La evaluación previa no necesariamente tiene por qué abordar toda la norma. Puede, eventualmente, dedicarse a un solo requisito sobre el que se tengan dudas, o a un grupo de ellos. Además, a diferencia de la auditoría interna, la evaluación previa solo tiene que declarar la conformidad total o informar sobre las no conformidades. No aconseja, no sugiere acciones correctivas, no requiere comentarios adicionales ni justificaciones.

Como vemos, existe diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa. En general, siempre es recomendable comenzar con un buen análisis de brechas y programar las auditorías internas pertinentes. También, si hay dudas antes de la fecha de certificación, puede ser muy útil una evaluación previa. Y en cualquier caso, dependiendo del tamaño y complejidad de la organización, es posible recurrir a estas metodologías de manera distinta, de acuerdo a las necesidades.

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