Realizar un análisis de brechas en ISO 9001 (Análisis GAP) es el primer paso obligatorio en un proyecto de transición hacia la edición 2015 de la norma, o bien, de implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en este estándar.
Cuando nos disponemos a ejecutar un análisis de brechas en ISO 9001, básicamente hemos de comparar el actual SGC, o, en el caso de la implementación desde cero, los procedimientos o procesos que la organización efectúa para obtener productos que satisfagan las expectativas de los clientes según los requisitos de ISO 9001. Además, se deben establecer las diferencias y aquello que hace falta para lograr el cumplimiento de los requisitos de la norma.
Para hacer un análisis de brechas en ISO 9001, es preciso hacer unos pasos previos para después llevar a cabo los 3 pasos necesarios durante un análisis GAP.
Pasos previos a realizar un análisis de brechas en ISO 9001
Para que el análisis GAP resulte exitoso, conviene tener en cuenta los siguientes pasos previos:
- Elegir la persona o las personas que se encargarán de la tarea: Es importante que estas personas cuenten con alguna experiencia en los temas de gestión de calidad o auditoría a SGC.
- Decidir sobre la contratación o no de un consultor, o, en su defecto, elaborar un programa de formación que aporte las competencias, los conocimientos y las herramientas a las personas elegidas.
- Crear una lista de verificación de análisis de brechas: generalmente, la lista de verificación se desprende de los mismos requisitos de la norma.
Una vez se han completado estos tres pasos previos, podemos proceder, en la práctica, a hacer un análisis de brechas en ISO 9001. Seguimos los siguientes pasos:
El #AnálisisBrechas es el primer paso en la transición hacia #ISO9001:2015 Presentamos los tres pasos más importantes para lograrlo. Clic para tuitearTres pasos para realizar un análisis de brechas en ISO 9001
Son tres los componentes esenciales que permitirán completar el análisis de brechas en ISO 9001:2015.
Paso 1. Programación del análisis
Iniciamos eligiendo la fecha adecuada para hacer el análisis de brechas en ISO 9001. Es fundamental que esta fecha sea lo más oportuna posible y que sea comunicada con anterioridad a todos los empleados. Ellos deben saber qué se está haciendo y por qué.
Los profesionales encargados querrán que los empleados se sientan cómodos respondiendo sus preguntas. Enviar un boletín informando de quién, cuándo y cómo se hará el análisis puede ser una buena idea.
Dentro de esta etapa de programación, también se define si el análisis se hará por procesos, por procedimientos, por áreas o por ubicaciones. De ello dependerá la división del trabajo entre los profesionales elegidos.
Ahora solo es necesario elaborar un cronograma de trabajo y asignar a cada auditor o a cada grupo de trabajo, las listas de verificación que contengan los requisitos de la norma que se apliquen en el área, en los procesos o en las ubicaciones que abordarán.
Paso 2. Realizar el análisis
Lo más importante en la etapa práctica, es apegarse a lo programado en el paso anterior. Es esencial que tanto los profesionales encargados de hacer el análisis de brechas en ISO 9001, como los empleados consultados, tengan claro que no se trata de demostrar o no el cumplimiento, sino de definir el estado actual del sistema y lo que falta para alcanzar la conformidad con la norma.
Es fundamental tomar notas, sobre todo de aquello que parece estar en su lugar y aquello que no. Notas completas, referencias, ejemplos e interrelaciones entre los procesos serán relevantes cuando se evalúen los resultados del análisis.
Paso 3. Elaborar y presentar los resultados del análisis de brechas
Los resultados del análisis GAP se pueden usar para elaborar una lista de tareas que se deben realizar para alcanzar la conformidad desde el estado actual del SGC. Generalmente, estas tareas se pueden dividir en cuatro categorías:
- Los procesos que cumplen con la norma y están bien documentados.
- Procesos que cumplen con la norma, pero no están bien documentados.
- Procesos que no cumplen con la norma, deben ser diseñados e implementados y, por supuesto, documentados.
- Procesos que requiere ISO 9001 que no existen en el SGC actual.
Curso Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001:2015
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