5 pasos clave en una auditoría interna según ISO 9001

5 pasos clave en una auditoría interna según ISO 9001

auditoría interna según ISO 9001

Auditoría interna según ISO 9001

Las auditorías internas, son una herramienta que ayuda a la organización a identificar posibles fallas del sistema, pero también oportunidades de mejora de los procesos internos. Aún, si su organización no se ha certificado, puede utilizar una auditoría interna según ISO 9001 como mecanismo para generar procesos de mejora tendientes a asegurar la certificación.

En algunas organizaciones, la auditoría interna es percibida como un “mal necesario” que es preciso tolerar si se desea mantener el Sistema de Gestión de la Calidad. Es por ello que, los auditores internos suelen ser vistos como una especie de policía interna, al servicio de la Alta Dirección.

Importancia de la auditoría interna según ISO 9001

Lo cierto es que las auditorías internas a la norma ISO 9001, son más que un requisito. Ayudan a la organización a cumplir con importantes objetivos:

  • Evaluar la eficacia de los controles internos.
  • Contribuir al proceso de mejoría de los procesos y del Sistema en general.
  • Comprobar y monitorear el cumplimiento de las normas y los procedimientos vigentes.
  • Analizar la aparición de nuevos riesgos, permitiendo la implementación de procedimientos para minimizar o neutralizar su impacto.





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¿Cómo llevar a cabo una auditoría interna según ISO 9001?

En primer lugar, es preciso contar con la documentación en donde se han registrado todos los procesos de la organización. Estos documentos son verdaderos manuales ya que muestran de manera objetiva, el foco de cada proceso y sus etapas, tratándolos de una manera única, en donde cada etapa es responsable por una actividad esencial en la preparación de un producto o servicio.

Pero más allá de contar con la documentación adecuada, lo que es apenas obvio en cualquier tipo de auditoría, la auditoría interna según ISO 9001 se lleva a cabo en cinco pasos clave. Veamos cuales son:

5 pasos clave en una auditoría interna según ISO 9001

La planificación del programa

Una buena auditoría responde a un programa global, que debe ser publicado de tal forma que todos los empleados sepan en que momento serán auditados. La auditoría sorpresa, que eventualmente podemos pensar resulta mucho más “auténtica y transparente”, genera incertidumbre entre los trabajadores, que reciben un mensaje de parte de la Alta Dirección: “no confiamos en nuestros empleados”.

Así mismo, una auditoría programada, permite destinar los recursos humanos suficientes para atender esta labor, considerar los costos económicos de la operación y finalmente, permiten que los empleados evaluados, preparen aportes o sugerencias que permitan la mejoría del Sistema.

La planificación del proceso

Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso como tal. La planificación del programa es una guía general, en la que se consideran los tiempos y el momento para auditar una determinada área de la organización.

Sin embargo, la auditoría interna según ISO 9001 es más que entrevistar algunos empleados. Es preciso recaudar y revisar las auditorías anteriores. Revisar los comentarios y prestar especial atención a las no conformidades expresadas en ellas, verificando que se hayan llevado a cabo las respectivas acciones correctivas.

Una buena planificación del proceso de auditoría asegura el cumplimiento de los objetivos propuestos en ella.

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Llevar a cabo la auditoría

Una vez conformado el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, verifiquen la eficacia del plan y del programa propuestos. El auditor tiene varias formas para recaudar la información necesaria. El único camino no es entrevistar empleados.

La revisión de registros, el análisis de datos, estadísticas, informes de producción o incluso, la apreciación visual de los procesos en acción, resultarán de gran importancia para realizar la tarea con éxito.

Lo más importante es recaudar la evidencia y documentarla. De tal forma que si esta proviene de una apreciación visual, el auditor se asegure de tomar el respectivo registro, con la ayuda de algún medio audiovisual.

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Elaborar los informes de auditoría

La auditoría es intrascendente hasta que no produce los informes. Los informes de auditoría son el resultado de que se ha efectuado un buen trabajo. Es apenas natural que, la Alta Dirección, así como los encargados del Sistema de Gestión de la Calidad, quieran conocer las no conformidades, los procesos inútiles o ineficientes, pero también los aportes positivos que muestra la auditoría.

Los informes son el producto que se espera de una auditoría. Sin ellos, este habrá sido un trabajo inútil e inoficioso.

Seguimiento a las acciones correctivas o sugerencias de mejoras

Uno de los objetivos, que mencionamos al inicio de este texto, de realizar auditorías internas, es encontrar oportunidades de mejorar el sistema. Esto solo será posible, poniendo en práctica las acciones correctivas expresadas en la auditoría.

Por supuesto, para ello, debemos realizar un proceso de seguimiento que debe formar parte de la auditoría a la que hacemos referencia. En algunas organizaciones, suele ser el siguiente auditor, el encargado de verificar el cumplimiento de las acciones correctivas determinadas en auditorias pasadas.

La auditoría interna según ISO 9001 debe centrarse en la mejora de los procesos, más allá de cumplir con el requisito de la norma. La mejora de los procesos contribuye a incrementar la eficiencia del sistema, a la vez que ahorra tiempo a los empleados y dinero a la organización.

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