Ciclo de vida en el desarrollo documental en ISO 9001:2015
Otros de los grandes puntos sobre el que se hacen bastantes preguntas tras la nueva revisión de 2015 de la norma ISO 9001, es el referente al desarrollo documental en ISO 9001.
De manera concreta, en el desarrollo documental, partimos de la base de que existe un ciclo de vida de la documentación, o como la propia norma la llama, la información documentada.
Fase 1 del ciclo de vida documental: Creación
Este ciclo se inicia con la necesidad de crear la información documentada, es decir, definir si es necesario las reglas para su elaboración, las responsabilidades, los estándares y los controles necesarios de documentos y registros a fin de mantenerlos actualizados.
Es decir, en este primer punto del ciclo de vida documental, debemos dejar definidos todo el conjunto de reglas para la creación de documentos.
Fase 2 del ciclo de vida documental: Distribución
Tras ello, prestaremos atención a la distribución de la información documentada, en la que se definirán sistemas que cuiden en todo momento la seguridad de la información.
Fase 3 del ciclo de vida documental: Uso
La tercera etapa a considerar en el ciclo de vida del Desarrollo Documental en ISO 9001, es el referente al Uso y Consulta de los documentos.
Aquí analizaremos si se requiere, si está en los puntos disponibles, las retenciones, etc.
Es decir, definiremos en este punto las reglas básicas para el uso y aplicación de la información documentada.
Fase 4 del ciclo de vida documental: Mantenimiento
Otro gran punto es el referente al mantenimiento de la información documentada, es decir, estar al día sobre los cambios que hay o las actualizaciones necesarias a aplicar sobre la misma.
Fase 5 del ciclo de vida documental: Disposición
Finalmente, la última fase del ciclo de vida del Desarrollo Documental en ISO 9001:2015, es la disposición.
Aquí debemos considerar qué sucede cuando ya cumple el tiempo de vida y se tiene que enviar a otro lugar, destruir o bien respaldar.
Aspectos relevantes del Desarrollo Documental en ISO 9001:2015
Por tanto, el ciclo de vida documental, de acuerdo a la cláusula 7 de la norma ISO 9001:2015, implica una serie de puntos de relevancia.
En relación con la cláusula 4, apartado 3 de la norma, referente al Alcance del SGC, nos dice el citado estándar que este debe estar disponible y mantenerse como información documentada.
Esta consideración implica que, en caso de que el Alcance del SGC cambie, se deberá modificar la documentación y mantenerla actualizada frente a tales modificaciones.
Desarrollo documental en #ISO9001:2015 Clic para tuitearPor otro lado, en el capítulo 4.4 de la norma, nos indica que la organización debe, en la medida de lo necesario, mantener la información documentada para dar apoyo a la operación de sus procesos, ya sea información sobre procedimientos, flujos de procesos, o bien vídeos e instrucciones, así como planes de calidad para orientar la realización de los procesos.
Igualmente, en ese punto, exige la necesidad que tiene la organización de mantener actualizada esa información a la que nos referimos, a fin de garantizar que los procesos se realizan de acuerdo a lo planificado.
En definitiva, el Desarrollo Documental en ISO 9001:2015, implica el poder establecer o definir cómo vamos a dar cumplimiento a la norma.
Para ello, esta nueva versión de la norma ISO 9001, nos permite una mayor flexibilidad para que las organizaciones puedan decidir qué tipo de información documentada es la que más le conviene.
Esta flexibilidad dependerá del tipo de organización de la que se trate.
Recomendamos: Checklist: Documentación requerida en la nueva Certificación ISO 9001.
Así pues, mientras existen organizaciones que, por su naturaleza, tienen una gran flexibilidad para definir métodos bastante creativos para poder estandarizar los procesos, hay otras que, por contra, ese margen de libertad se ve reducido, como por ejemplo en el caso de los organismos públicos, al haber en estos cierta normativa más rígida.
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