La auditoría ISO 14001 es una evaluación exhaustiva, proactiva y crítica, de un Sistema de Gestión Ambiental basado en el estándar internacional de ISO. La auditoría se hace porque la misma norma solicita que se examine el sistema con determinada periodicidad cumpliendo con ciertos requisitos y condiciones.
Pero los administradores del Sistema, así como la Alta Dirección, los encargados del cumplimiento en la organización y los directores de áreas sensibles también necesitan que se realice una auditoría ISO 14001.
El Sistema tiene la capacidad de mejorar y este es un proceso que inicia con la auditoría ISO 14001. La auditoría interna se desarrolla de acuerdo con las mejores prácticas, entre ellas las directrices contenidas en ISO 19011.
Para cumplir con su programa de auditorías internas, especialmente en el área de Gestión Ambiental, la organización necesita auditores expertos, formados en el estándar ISO 14001 y tecnología que automatice la Gestión y entregue la información solicitada con la suficiente agilidad.
¿Qué se necesita para realizar una auditoría ISO 14001 eficaz?
Una auditoría ISO 14001 necesita un espacio previo para la planificación, coordinación de tareas y asignación de recursos. La auditoría al Sistema de Gestión Ambiental requiere disposición de personal, iniciando por los auditores y siguiendo con empleados con funciones clave dentro del Sistema o directores de departamentos que tienen un alto compromiso en el cumplimiento de normas y regulaciones ambientales.
Un esquema útil para realizar una auditoría ISO 14001, eficaz y efectiva, sigue estos cinco pasos:
1. Crear una lista de verificación basada en los requisitos de ISO 14001
Se realiza una auditoría ISO 14001 para comprobar que el Sistema funciona. También para encontrar fallas o no conformidades. Otra razón, no menos importante es satisfacer requisitos del estándar ISO.
Conocer, comprender y tener una lista de verificación con las solicitudes de ISO 14001 con respecto a auditoría interna, facilita la tarea y asegura el éxito de la tarea. En esta lista no podrían estar ausentes estos ítems:
Cláusula 9.2.1
En esta cláusula se mencionan las generalidades sobre las solicitudes de ISO 1400 relacionadas con la auditoría interna. La norma pide a la organización que planifique, programe y efectúe auditorías internas periódicas, con el fin de obtener información relevante sobre el Sistema, su funcionamiento, su rendimiento y, sobre todo, la mejora continua.
La frecuencia de la auditoría ISO 14001 no es definida por el requisito de la norma. La organización obtiene flexibilidad para fijar la distancia entre una evaluación y otra, siempre que esta sea la requerida para alcanzar los objetivos.
Cláusula 9.2.2
Aunque la frecuencia es potestativa de la organización, la cláusula 9.2.2 solicita que esta se defina y se documente con anticipación en un programa de auditoría interna que, además, incluya las responsabilidades que se asignan, la obligación de planificar y la necesidad de obtener informes sobre las auditorías y sus hallazgos.
El cumplimiento de los requisitos sobre el programa de auditoría ISO 14001 lleva a los profesionales en Gestión Ambiental a considerar temas como el contexto de la organización, los procesos de alto impacto para la Gestión, los cambios recientes en el comportamiento de los indicadores y los resultados de pasadas auditorías.
Es importante tener en cuenta que el programa de auditoría interna necesita:
- Establecer el alcance de cada una de las auditorías programadas (procesos, áreas, ubicaciones, total…).
- Elegir auditores. (De la organización o consultores externos).
- Definir las condiciones y requisitos mínimos de los informes (Presentación oral, escrita, las dos…)
2. Elegir el auditor
El programa de auditoría interna define el tipo de auditor que se utilizará. Básicamente se restringen las opciones a dos: empleados de la organización o consultores externos.
En ambos casos, el auditor será considerado como auditor interno y la auditoría será igualmente interna. Las grandes organizaciones cuentan con equipos dedicados a Gestión Ambiental, y dentro de esos equipos hay auditores internos calificados.
Empresas más pequeñas pueden tener auditores calificados, que sin embargo no desempeñan tareas de Gestión Ambiental de tiempo completo. Los auditores internos necesitan formación y capacitación. Pero tan importante como el conocimiento profundo sobre el estándar y sus requisitos es el de las técnicas de auditoría generalmente aceptadas.
El auditor interno necesita ostentar algunas habilidades imprescindibles: empatía, comunicación, organización, trabajo en equipo y conocimientos técnicos sobre la industria que audita y, sobre todo, sobre los procesos que tienen impacto en el medio ambiente.
Si este año necesitas realizar una #Auditoría #ISO14001, es importante que cuentes con una guía de requisitos y pasos para obtener el mejor resultado #GestiónAmbiental Clic para tuitear3. Planificar y realizar la auditoría
La etapa de planificación previa, así como el programa de auditoría, guían al auditor en adelante. Sin embargo, la planificación especifica que incluye actividades, cronograma, horarios, personas que se entrevistarán, recursos, instalaciones, disponibilidad de personas, entre otros aspectos, requiere un capítulo aparte.
La planificación para la realización inmediata de la auditoría ISO 14001 incluye:
- Alcance de la auditoría.
- Objetivos.
- Procesos para revisar.
- Cronograma de actividades.
- Personas que se entrevistarán.
- Documentos que se solicitarán.
- Evidencia que se recolectará.
- Recursos necesarios (tecnología, humanos, financieros…)
El contenido del plan se comparte con las personas que tienen alguna participación en la auditoría, como entrevistados o como dueños de procesos involucrados. El objetivo es asegurar la disponibilidad en el momento programado y comunicar los objetivos de la actividad. Esto se hace en una reunión de apertura. Se recomienda la presencia de alguien de la Alta Dirección.
La auditoría concluye con una sesión de cierre en la que se anticipan, de forma somera, las conclusiones que se plasmarán pronto en los informes finales.
4. Redactar los informes de auditoría ISO 14001
Sobre la redacción de informes de auditoría existen recomendaciones que son generalmente aceptadas, debido a la eficacia que han demostrado en tantas organizaciones alrededor del mundo:
Cuanto más breve, mejor
El informe de auditoría ISO 14001 tiene un primer destinatario: la Alta Dirección. Se trata de personas con muchas ocupaciones, que no están interesadas en conocer detalles y minucias. Les interesa la visión macro de los problemas, la conclusión y la propuesta para solucionarlo.
Una versión para especialistas y otras partes interesadas
Para directores de área, encargados de cumplimiento o líderes de Gestión Ambiental, conviene elaborar un informe detallado, minucioso, que incluya hallazgos, problemas, soluciones, cifras, datos, No Conformidades, observaciones del auditor y glosas que llamen la atención sobre aspectos interesantes positivos o negativos.
Declaraciones de No Conformidad
La Declaración de No Conformidad necesita ser lo más clara, precisa y detallada posible. Es preciso hacer referencia al requisito de ISO 14001 que no se cumple, la cláusula que lo solicita y mencionar el proceso que presenta la deficiencia.
Si existe evidencia de la No Conformidad se adjunta y se argumenta la razón por la que se considera que indica no cumplimiento de un requisito. Finalmente, es importante mencionar a las personas que participaron en la determinación de la No Conformidad.
Propuestas para abordar las No Conformidades
La auditoría ISO 14001 es propositiva, proactiva y constructiva. Esto significa que el auditor no realiza la tarea sólo para encontrar problemas y señalarlos. El evaluador necesita hacer propuestas para resolver los problemas y presentar un plan de acción que incluya herramientas de monitoreo y seguimiento, verificación y comprobación de efectividad de la acción implementada.
5. Evaluar la auditoría y formular un plan de mejora
La auditoría ISO 14001, antes de la certificación, tiene características particulares asociadas con la premura y con la necesidad imperiosa de ajustar el Sistema para la auditoría de certificación.
Alcanzado el objetivo, la organización tiene la oportunidad de pensar en la auditoría como una herramienta eficaz para promover la mejora continua. La misma auditoría puede mejorarse a sí misma de una evaluación a la siguiente.
El auditor es el encargado de que esto suceda. Para ello es importante definir que tipo de auditoría necesita el Sistema (local, procesos, riesgos…), la frecuencia y el enfoque que se adopte.
Tras un número importante de auditorías se evidencia una tendencia de mejora del Sistema, pero también de perfeccionamiento de la tarea de auditoría. Mejores auditorías hacen Sistemas de Gestión más eficientes.
La Tecnología tiene mucho que aportar al logro de objetivos en la Gestión ISO. Los procesos de digitalización y de Transformación Digital proporcionan herramientas valiosas a los equipos de Gestión Ambiental y a los auditores. La formación es, del mismo modo, un elemento muy importante. Nuestra sugerencia final resultará muy útil.
Diplomado en Gestión Ambiental ISO 14001
La Gestión Ambiental es una preocupación de primer orden para las organizaciones. De una adecuada y productiva Gestión dependen asuntos tan importantes como la imagen de la marca, el posicionamiento dentro de la comunidad o el cumplimiento regulatorio.
Todos estos aspectos han sido considerados en el diseño e implementación del Diplomado en Gestión Ambiental ISO 14001. Los profesionales que toman este programa, además de adquirir una visión moderna de la Gestión Ambiental, obtienen un conocimiento profundo del estándar y sus requisitos.
La capacidad para auditar el Sistema es un agregado de alto valor en este Diplomado. Es importante tomar en consideración que los alumnos tienen la oportunidad de obtener el Certificado ERCA, que les permitirá trabajar en cualquier país de Europa o América Latina. Todo inicia aquí.
