ISO 14001 permite cierta autonomía sobre la documentación para el sistema de Gestión Ambiental necesaria para alcanzar la conformidad con los requisitos de la norma.
La obligatoriedad de documentación para el sistema de Gestión Ambiental se limita a políticas, algunas actividades de planificación y el registro de eventos relevantes para la Gestión. Pero en cuanto a procedimientos, la decisión de documentar o no corresponde a la organización.
Esto, que parece una oportunidad, representa un dilema: ¿con qué criterio elegir los procedimientos que requieren documentación para el sistema de Gestión Ambiental?
¿Qué solicita ISO 14001 sobre documentación para el sistema de Gestión Ambiental?
Los requisitos sobre documentación para el sistema de Gestión Ambiental aparecen en la cláusula 4.4.4 de la norma ISO 14001. La norma solicita, con respecto a procedimientos, que la organización determine cuáles necesitan ser documentados para garantizar su operabilidad, eficacia y capacidad de control.
Por supuesto, estos procedimientos serán los que tengan relación con aspectos ambientales significativos. Aquí aparece el primer criterio para determinar los procedimientos que se deben documentar.
Las interacciones que una organización tiene con el medio ambiente son muchas. En empresas del sector industrial, minero, metalúrgico o de automoción, por mencionar algunas, estas interacciones pueden ser más de cien.
Sin embargo, no todos deben ser documentados. Es aquí donde se requiere una gran capacidad de análisis y evaluación, para determinar cuáles de esas interacciones generan un impacto significativo, y existe la necesidad de documentar el procedimiento o el método elegido para tratar ese impacto.
Un ejemplo: una organización dedicada a la consultoría contable y financiera emite alguna cantidad, no relevante, de aguas residuales al alcantarillado. La cantidad es muy pequeña y el nivel de contaminación mínimo. Como control, se implementan unos filtros que recogen cierto tipo de material particulado, y se instruye a los empleados de mantenimiento y aseo para que efectúen la correcta eliminación de esos materiales a diario.
En este hipotético caso no existe necesidad de documentar el procedimiento. ¿Cuál es la razón? No se trata de un impacto significativo. Pero, ¿qué ocurre en el mismo caso, si hablamos de una industria dedicada al tratamiento de pieles o curtiduría?
Por supuesto se requiere una directriz, una guía o un procedimiento detallado para la eliminación de aguas residuales. Además, será preciso atender aspectos regulatorios y legales. En este último caso es claro que sí se trata de un impacto relevante y sí necesita ser documentado.
Aprende qué criterios seguir para seleccionar la documentación para el sistema de #GestiónAmbiental que necesitas para alcanzar la conformidad con la norma #ISO14001 Clic para tuitear¿Cómo decidir qué procedimientos necesitan documentación para el sistema de Gestión Ambiental?
La magnitud del impacto del aspecto ambiental es el primer criterio para decidir documentar o no un procedimiento. Pero no es el único. Algunas preguntas, con una respuesta positiva, ayudarán a tomar la mejor decisión:
- ¿La falta de documentación conducirá a errores o fallos en la ejecución del proceso?
- ¿El procedimiento tienen alcance sobre diferentes departamentos, áreas o ubicaciones y por ello necesita ser comunicado por escrito?
- ¿El aspecto y su impacto han generado incidentes ambientales de forma recurrente?
- ¿El procedimiento requiere asignar diferentes funciones a diferentes personas, definir propietarios de proceso o asignar recursos?
- ¿El procedimiento requiere la participación de un puesto de trabajo caracterizado por la alta rotación?
Si una o varias de las respuestas son positivas, la mejor opción siempre será documentar. Si hay duda, documentar. Ningún auditor sancionará o discutirá el exceso de documentación. La falta, sí.
Además de los procedimientos o controles sobre impactos ambientales significativos, algunos procesos de planificación y operación que ameritan documentación son:
- Proceso para identificar aspectos ambientales y clasificarlos.
- Proceso para identificar requisitos legales y sus revisiones.
- Proceso para determinar competencias o necesidades de formación.
- Proceso para control de documentos y registros.
- Planes de emergencia y su ejecución.
- Proceso para tratar no conformidades e implementación de acciones correctivas.
- Procesos de auditoría, programas y ejecución.
- Revisión de la Alta Dirección y otro tipo de inspecciones.
La Gestión de Documentos es una de las tareas en las que la tecnología apoya el trabajo de los equipos encargados del Sistema. Las organizaciones que ya han iniciado procesos de Transformación Digital y han automatizado sus Sistemas de Gestión, no tendrán problemas para cumplir con los requisitos de documentación para el Sistema de Gestión Ambiental.
Los cursos y formación sobre ISO 14001 son también un elemento esencial en el logro de objetivos.
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La Gestión Ambiental es una preocupación para las organizaciones. Pero también es una exigencia que plantea la necesidad de contar con profesionales especializados.
La especialización implica conocer todos los aspectos legales y regulatorios, la implementación del Sistema, los requisitos de ISO 14001 y, por supuesto, la auditoría interna.
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