La cláusula 8.4 de ISO 9001 incluye requisitos que tienen impacto sobre el proceso de adquisiciones de la organización. Es apenas natural: la organización necesita adquirir bienes y servicios que satisfagan, en un nuevo producto/servicio, las expectativas y necesidades de sus clientes.
Es importante, está implícito, que las organizaciones cuenten con un proceso de adquisiciones y que este alcance la conformidad con los requisitos de calidad de ISO 9001. La cuestión es ¿cómo hacerlo sin exponer la agilidad y la eficacia de la gestión de adquisiciones?
¿Qué es un proceso de adquisiciones?
Un proceso de adquisiciones es un conjunto de tareas y actividades que, encadenados y consecutivos, describen un método para gestionar las compras de una organización.
Todas las organizaciones necesitan adquirir bienes y servicios, lo que las convierte en parte de una cadena de suministro. Algunas se encuentran al inicio de la cadena o en un sector intermedio, en tanto que otras se ubican al final. Las primeras necesitan satisfacer las expectativas de calidad de los eslabones subsiguientes en la cadena. Las últimas, las de sus consumidores.
Unas y otras necesitan un método para garantizar que las compras agreguen valor de calidad a sus productos. Pero también necesitan que estas compras sean ágiles, transparentes y seguras. Esto es lo que hace un proceso de adquisiciones eficaz y conforme con los requisitos de ISO 9001.
¿Por qué es importante contar con un proceso de adquisiciones?
Porque permite estandarizar las tareas para la compra de toda clase de productos, incluso aquellos que no serán utilizados en la producción, en los que la organización será el consumidor final, como suministros, productos de mantenimiento, papelería y otros.
Un proceso de adquisiciones eficiente ayuda a la organización a comprar productos de calidad, a los mejores precios del mercado y con la celeridad que la producción requiere.
Las organizaciones que cuentan con procesos de adquisición eficientes, tienden a hacer negocios con organizaciones igualmente eficientes. Pero también eligen socios de negocios transparentes y confiables.
¿Cómo implementar un proceso de adquisiciones eficaz?
Los mejores procesos de compras y abastecimiento son los que demuestran ser transparentes, ágiles, y productivos. Por productivos se entiende que el proceso logra obtener, a los mejores precios, los mejores productos. Para que esto sea así, es preciso:
1. Garantizar la transparencia
La información sobre todas las compras, en todas las etapas, debe estar disponible, sin reservas, para todas las partes interesadas. Las transacciones deben ser revisadas y auditadas con determinada periodicidad, para garantizar la transparencia.
2. Mantener información presupuestaria actualizada
Los encargados del área de adquisiciones, la Alta Dirección, los directores del área que recibirá los bienes, auditores, contables y profesionales financieros, deben contar con la debida información presupuestaria en tiempo real.
3. Adoptar las mejores prácticas comerciales y legales
Esto se logra manteniendo políticas actualizadas, conformes con la ley y con estándares internacionales como ISO 9001 o ISO 37001.
4. Mantener listas de proveedores verificados
Buscar proveedores para cada compra no es una práctica recomendable. Deben existir listas de proveedores, que son el resultado de estrictos procesos de debida diligencia que demuestren capacidad financiera y operativa, pero también que pueden cumplir con los requisitos de calidad.
5. Elegir proveedores certificados
Contar con proveedores que se ajustan a los mismos estándares que la organización, como ISO 9001, facilita la comprensión de conceptos y la adaptabilidad a procesos como el de adquisiciones.
6. Incorporar elementos de transformación digital al proceso
Las organizaciones que digitalizan y automatizan su proceso de adquisiciones y sus Sistemas de Gestión de la Calidad, tendrán mejores oportunidades para alcanzar los resultados esperados en cuanto a agilidad, transparencia y eficacia.
Aprende por qué las organizaciones que implementan un #SistemaCalidad #ISO9001, necesitan un proceso de adquisiciones #CadenaSuministro Clic para tuitear¿Qué solicita ISO 9001 de un proceso de adquisiciones?
ISO 9001 es el estándar de calidad internacional más aceptado y adoptado en todo el mundo. Como se menciona en la introducción, es la cláusula 8.4 de Control de los Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente la que incluye los requisitos que deben ser observados en un proceso de adquisiciones eficaz.
“La organización debe garantizar que todos los bienes y servicios que son suministrados de forma externa, están conformes con los requisitos de calidad de ISO 9001”, especifica el apartado 8.4.1. de la norma.
Igualmente, ISO 9001 solicita que la organización evalúe y seleccione sus proveedores, aplicando controles estrictos, les haga seguimiento, los reevalúe y, todo ello, lo documente.
¿Cómo construir una cadena de suministro segura?
Todas las organizaciones quieren y necesitan una cadena de suministro segura. Por supuesto, contar con un proceso de adquisiciones que se integre con un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz, es un elemento importante en la construcción de esta cadena.
Otros elementos esenciales son:
1. Comunicación
La forma, el contexto y las condiciones particulares de cada proveedor cambian con el tiempo. Por eso, la comunicación constante con ellos, permite obtener información de primera mano sobre estos esenciales socios en la cadena de suministro.
2. Tecnología en la gestión de la cadena de suministro
La tecnología cumple un rol esencial en la gestión de la cadena de suministro. La incorporación de la tecnología en la gestión facilita la implementación de controles que garanticen la calidad de los bienes y servicios, así como la transparencia y eficacia en su adquisición. Esto va de la mano de la implementación de controles de ciberseguridad, seguridad de los datos y seguridad de la información.
3. ISO 9001
El estándar internacional ha sido diseñado para asegurar que la organización satisfaga las necesidades y las expectativas de sus clientes. La norma, que ha sido objeto de cinco revisiones, siendo la más reciente la de 2015, ayuda a la organización a eliminar el error, optimizar recursos y ofrecer productos cada vez más confiables para los consumidores.
La implementación de ISO 9001 facilita ejercer control efectivo sobre la cadena de suministro. Para ello, es importante contar con profesionales formados en este estándar internacional.
Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
El Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 es el programa que acumula toda la experiencia y el conocimiento de la Escuela Europea de Excelencia en todos sus años trabajando para la formación de profesionales en todas las áreas de la gestión organizacional.
Este Diplomado aborda de forma integral el estándar de calidad para formar profesionales preparados para planificar, implementar, liderar la certificación y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001:2015.
Pero los alumnos que toman este programa también obtienen la certificación para practicar auditorías internas a SGC basados en el estándar. Finalmente, el Diplomado es un paso firme hacia la obtención del Certificado del Registro de Auditores Certificados de Europa –ERCA-, que permite a estos profesionales trabajar en cualquier país de la Unión Europea o de América Latina.
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