Los procesos son la columna vertebral de un sistema de gestión y es preciso que sean bien comunicados. Para ello, se pueden emplear diferentes herramientas, entre las que los diagramas de flujo para ISO 9001 resultan muy útiles. Este tipo de diagramas ha captado el interés y la aceptación por los empleados y profesionales del área debido a que son fácilmente comprensibles y sencillos de usar.
Partiendo de ahí, también sabemos que ISO 9001:2015 exige documentar procesos. Esto se ha entendido, de forma errónea, como la necesidad insustituible de redactar un texto que explique el paso a paso de cada procedimiento. Sin embargo, los diagramas de flujo para ISO 9001 son, asimismo, una forma aceptada y acertada para resolver esta necesidad.
De hecho, algunos profesionales prefieren utilizar diagramas de flujo para ISO 9001, ya que en ellos encuentran una forma mucho más explicita y concreta para comunicar los pasos que deben desarrollarse para lograr un objetivo específico. A continuación explicamos cómo debe hacerse.
¿Cómo emplear diagramas de flujo para ISO 9001?
Un diagrama de flujo es un modelo gráfico que pretende reflejar o comunicar a otras personas los pasos, tareas, interacciones, opciones y resultados que se producen en la ejecución de un proceso.
Se utilizan este tipo de gráficos, por ejemplo, para explicar cómo operar una máquina, cómo llevar a cabo de forma adecuada una labor o una tarea o para plantear cómo funciona cualquier procedimiento dentro de un sistema de gestión, que es, finalmente, el caso que nos ocupa.
Los diagramas de flujo para ISO 9001 funcionan con información incluida en unas cajas que, de acuerdo con su forma, pertenecen a una categoría determinada previamente: tarea, resultado… A su vez, se comunican entre sí por medio de conectores y flechas que pueden representar diferentes posibilidades, según se haya definido inicialmente.
Esto significa que a través de elementos gráficos se representan las instrucciones para completar un proceso de principio a fin, con sus distintas partes, sus distintas posibilidades y sus diferentes resultados.
Una vez nos familiarizamos con el uso de cada una de las formas gráficas, el trabajo es realmente sencillo. Sin embargo, en el caso del uso de diagramas de flujo para ISO 9001 es preciso tener en cuenta algunas recomendaciones adicionales:
No bastan los símbolos
El gráfico aporta que la información ofrecida sea mucho más visual. Pero habrá en muchas ocasiones que sea necesario explicitar, a través de una redacción sencilla, algunos pasos, de modo que quede muy claro cómo deben realizarse. Esta información se inserta en el diagrama para que el documento obtenido resulte eficaz para su comunicación y también específico en su contenido.
Muchas personas encuentran la información gráfica mucho más fácil de asimilar. Los #DiagramasFlujo para #ISO9001 resultan muy útiles ¿Cómo usarlos? Clic para tuitearMantenerlo simple
El modelo de diagrama de flujo ofrece muchos gráficos para explicar diferentes opciones y circunstancias. Al comienzo, podemos sentirnos tentados a utilizarlos todos para ofrecer mayor claridad, pero también, para dotar a nuestro gráfico de cierto e innecesario grado de sofisticación.
Lo cierto es que cuanto más simple sea, mejor. Podemos utilizar muchos símbolos de diagrama de flujo, pero si las personas no los entienden, no podremos comunicar claramente el mensaje. Algunas recomendaciones útiles son:
- Enumerar cada paso del proceso en una lista simple antes de empezar con los gráficos.
- Identificar qué tipo de mensaje es cada uno de estos elementos de la lista: una instrucción, la toma de una decisión, el fin de un camino…
- De acuerdo con lo anterior, elegir los símbolos que se usarán. Es en este punto en el que el encargado de graficar el proceso entiende cómo funciona e, incluso, logra detectar posibles fallos.
- Antes de producir una versión definitiva, comunicar el diagrama del proceso a otras personas, para evaluar si hay una comprensión precisa de lo que se quiso comunicar.
Revisar y confrontar el diagrama con la práctica
Finalmente, conviene que los dueños de los procesos representados en el diagrama ejecuten el proceso basándose en la información gráfica expresada en él. Nadie mejor para comprobar la utilidad del diagrama que el empleado o los empleados que tengan a cargo los procesos a diario.
Es probable que de esta actividad surja la necesidad de realizar revisiones y correcciones. Es mejor identificar fallas en la etapa de prueba, que implementar acciones correctivas ante el hallazgo de una no conformidad durante una auditoría al sistema.
Recurrir a la tecnología
Por último, puede ser una buena idea que estos diagramas sean elaborados por medios informáticos que les aporten un toque más profesional. PowerPoint, Excell o Word ofrecen algunas posibilidades para representar este tipo de flujos. Pero también existe sofware más específico con funcionalidades interesantes.
Lo importante es que la imagen final sea fácilmente comprensible y limpia, y sepa aprovechar las ventajas gráficas a la hora de trasmitir el mensaje.
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