Cómo implementar ISO 9001 desde cero

Cómo implementar ISO 9001 desde cero

implementar ISO 9001 desde ceroISO 9001 desde cero

La transición a ISO 9001:2015 ocupa gran parte de los esfuerzos de las organizaciones que se han certificado de acuerdo con la versión 2008. Sin embargo, también resulta importante prestar atención a las organizaciones que recién inician el recorrido que las llevará a implementar ISO 9001 desde cero.

Por supuesto diseñar e implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, partiendo de cero, requiere un mayor esfuerzo que actualizar los requerimientos de una norma. Veamos una breve guía para lograrlo con éxito.

Elegir el mejor método para implementar ISO 9001 desde cero

Normalmente, ISO 9001 se implementa con la ayuda de consultores especializados. Este apoyo resulta vital para una organización que desea establecer un Sistema de Gestión de la Calidad, que no desea abandonar la generación de resultados durante la implementación.

La otra opción es que la organización lo haga por sí misma. Se corre el riesgo de tener mayores costes y de recorrer un camino incierto. Si la organización no ha implementado ningún Sistema de Gestión, difícilmente podrá implementar la norma ISO 9001 desde cero, sin la ayuda de un consultor externo.

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Implementar ISO 9001 desde cero – Elegir el equipo

El equipo que estará al frente del proyecto, o el comité de calidad, tienen por objeto garantizar la aplicación y el mantenimiento de los procesos del Sistema de Gestión. Son ellos los encargados de atender la realización de las tareas específicas y la implantación del Sistema de acuerdo con los intereses de la Alta Dirección y, por supuesto, los requisitos de la norma.

El equipo, también debe promover el conocimiento de las necesidades del cliente en toda la organización. Entre otras, este grupo de personas debe contar con los siguientes conocimientos:

  • Cultura organizacional.
  • Actividades de la organización.
  • Técnicas y método de gestión.
  • Administración General.
  • Ordenadores.

Tan importantes como los conocimientos, son las habilidades del equipo: organización, planificación, iniciativa, capacidad perceptiva, análisis crítico, persistencia y capacidad de negociación.

Diagnóstico y planificación

El trabajo de los consultores o del equipo designado por la Alta Dirección, comienza con la realización de un diagnóstico. Es importante en esta etapa disponer de un perfil detallado de los clientes, con la mayor información posible, para que los expertos realmente entiendan lo que se espera del Sistema y de su capacidad de mejorar con el tiempo.

Un calendario de actividades detallado es el siguiente paso procedente. En él, se deben programar las actividades, pero también las pruebas del sistema y las auditorías.

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Involucrar a los empleados

La participación de los empleados de la organización, es uno de los principales retos que se debe enfrentar en el camino hacia la obtención de la certificación ISO 9001.

Usualmente, esta participación genera algún traumatismo, que no es atribuible a los empleados, sino al temor natural que produce la inminencia de los cambios en las personas, generalmente relacionado con temas como recortes de personal, cambios en las remuneraciones económicas, salud y bienestar social.

Corresponde a la Alta Dirección de la organización, mantener una canal de comunicación efectivo con los empleados, explicando los beneficios de la norma, pero también la necesidad imperiosa de obtener la certificación y contar con un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz y sostenible. Esto, sin duda, ayudará a crear un mejor clima para el proceso de implementación.

Implementar ISO 9001 desde cero – La aplicación de los requisitos estándar

En esta etapa, los esfuerzos deben concentrar en la creación del Sistema en sí, así como en la formación de los empleados para que se familiaricen con la norma, para lo cual resulta imprescindible el conocimiento detallado del estándar.

Para implementar ISO 9001 desde cero, la mejor guía es el texto de la norma así como el Anexo SL, que la complementa.

Auditoría interna o pre-auditoría

Después del proceso de aplicación, es aconsejable llevar a cabo una pre-auditoría o auditoría interna. Es la mejor herramienta para filtrar errores potenciales, establecer puntos en donde se requieren cambios o los puntos en donde se requieren datos adicionales.

La auditoría interna no es opcional. De hecho, es un requisito establecido por la misma norma.

Auditoría de Certificación

El proceso termina con la contratación de un organismo de certificación habilitado, que llevará a cabo una auditoría externa de certificación, tras la cual, si todo sale bien, culminará con la emisión del certificado ISO 9001.

Implementar ISO 9001 desde cero, por supuesto requiere un esfuerzo mayor que actualizar la norma a partir de la versión 2008. Pero no es una tarea imposible.

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