Un primer punto a tener en cuenta acerca de la capacitación interna para la implementación de sistemas ISO es que aunque no es obligatoria, sí es recomendable y aporta importantes beneficios.
Si se está implementando una norma con personal interno para quien el cumplimiento de ISO no es su principal conjunto de habilidades, la formación específica en los estándares ISO puede ser beneficiosa para comprender el proceso con más profundidad, acelerar el proyecto y sacar el máximo partido a la implementación.
Solo el punto anterior ya justifica la necesidad de la capacitación interna para la implementación de sistemas ISO. Pero, además, hay que considerar que muchas organizaciones persiguen obtener -y mantener a futuro- la certificación de sus Sistemas de Gestión Normalizados.
Y una forma de alcanzar ese objetivo con un sistema de gestión sólido y con capacidad para mejorar día a día, es adoptando programas de capacitación interna para la implementación de sistemas ISO.
¿Por qué las organizaciones impulsan la capacitación interna para la implementación de sistemas ISO?
La formación y el conocimiento son importantes para todo tipo de organizaciones. Sin embargo, es claro que para las organizaciones que prescinden de todo tipo de consultores externos, incluidos los auditores, adquieren mayor importancia los programas de capacitación interna para la implementación de sistemas ISO.
La formación en normas ISO es de especial utilidad para equipos reducidos. Pero también para organizaciones de mayor tamaño, en las que la complejidad de los procesos precisa la colaboración de profesionales con entrenamiento y formación específica.
Un criterio importante, a la hora de adoptar programas de capacitación interna para la implementación de sistemas ISO, es el impacto que proporcionar al equipo interno una formación adecuada puede tener en la organización. Formar a las personas que serán responsables de los Sistemas de Gestión asegurará que los esfuerzos realizados permitan cumplir con las regulaciones vigentes y requisitos del estándar, y que se minimice el riesgo asociado con el error humano.
¿Cuáles son los beneficios de la capacitación interna para la implementación de sistemas ISO?
Las razones que motivan a una organización a adoptar programas de capacitación interna para la implementación de sistemas ISO, evidencian los beneficios que se obtiene. Entre ellos:
1. Ahorro de tiempo y dinero
Algunas organizaciones implementan herramientas que automatizan la gestión y digitalizan los Sistemas. Esto, que se enmarca en un proceso de Transformación Digital, ahorra tiempo, dinero y provee información útil para la implementación, además de facilitar la creación de documentos.
Sin embargo, aún las organizaciones que hacen uso de este tipo de herramientas, necesitan profesionales con conocimiento específico sobre los diferentes estándares, sus requisitos y el camino a seguir para llegar a la certificación. Independientemente de las herramientas que se utilicen, el conocimiento previo puede ayudar a que el proyecto comience y avance más rápidamente.
2. Sostenibilidad del Sistema y mejora continua
El trabajo no termina con la implementación total. La certificación es apenas un objetivo intermedio. El conocimiento será factor definitivo para garantizar la sostenibilidad del Sistema en el tiempo y la mejora continua.
3. Liderazgo y compromiso de los empleados
Los empleados agradecen el conocimiento y las habilidades que obtienen con la capacitación interna para la implementación de sistemas ISO. Este tipo de formación mejora su CV, y les permite afrontar con éxito el cambio de los procesos, a la vez que genera compromiso y lealtad como consecuencia de sentirse apreciados y tenidos en cuenta en un paso tan importante para la organización.
4. Rentabilidad
La implementación de un Sistema de Gestión con la ayuda de consultores o asesores externos resulta mucho más costosa y lenta, y la transferencia de conocimiento es menor o inexistente.
Y dado que para garantizar que la organización siga cumpliendo son necesarias evaluaciones periódicas como las auditorías, la capacitación del personal interno agiliza los procesos y es mucho más económica.
Descubre por qué es importante la #Capacitación interna para la implementación de #SistemasISO y cuáles son sus requisitos #FormaciónISO #CursosNormasISO Clic para tuitear¿Qué solicitan las normas ISO?
Los estándares más utilizados en todo el mundo en la actualidad comparten una estructura común basada en el Anexo SL. Esa estructura, que alberga los requisitos específicos distribuidos en 7 capítulos, hace referencia en diferentes apartados a temas como formación y capacitación.
De la lectura de estos requisitos se entiende que la capacitación es recomendable y necesaria, pero también un requisito para los estándares más utilizados. Tomando como base los requisitos del estándar ISO 9001, las cláusulas que contienen requisitos sobre formación y capacitación son:
1. Contratar a las personas adecuadas (Cláusula 7.1.2)
La norma solicita “considerar y encontrar las personas adecuadas para cumplir con las funciones del puesto de manera efectiva”. Esto supone contratar personas capaces de implementar, mantener el Sistema de Gestión y procurar su mejora continua.
2. Determinar habilidades y competencias (Cláusula 7. 2ª)
La norma es flexible en cuanto a la definición de competencia o habilidad. Para determinarlas es importante delimitar el alcance del puesto de trabajo y las áreas de conocimiento que requiere el trabajador.
Así, surgirán habilidades y competencias propias y específicas. Algunas de ellas serán naturales, y otras aprendidas. Es en estas últimas las que debe suministrar la organización por medio de programas de capacitación interna para la implementación de sistemas ISO.
3. Garantizar las competencias (Cláusula 7.2b)
Ciertas habilidades esenciales determinan la elección del empleado que se contratará. Sin embargo, una de las primeras acciones para completar será proporcionar la formación que garantice las competencias básicas del puesto, y, especialmente, de su rol dentro del Sistema de Gestión.
Estas competencias deben ser supervisadas. Las personas pueden asumir funciones o tareas diferentes, los procesos pueden cambiar, el contexto puede ser diferente, obligando todo ello a actualizar las competencias.
4. Evaluar las competencias (Cláusula 7.2c)
Una razón recurrente para explicar bajas en el nivel de desempeño de un Sistema y, particularmente, de personas que desempeñan un rol dentro de él, es la falta de capacitación.
Establecerlo es muy fácil: es preciso programar evaluaciones de competencias y habilidades de forma periódica. Con base en ellas, se puede elaborar un programa de formación sólido para un periodo definido: un semestre, un año…
5. Documentar y conservar registros (Cláusula 7.2d)
ISO 9001 solicita que todo lo anterior se documente y registre, especificando las funciones de cada puesto de trabajo, las competencias requeridas, la evidencia de la determinación de las competencias de quienes ocupan esas posiciones, la evidencia de que los perfiles contratados cuentan con esas competencias o, de lo contrario, se les han suministrado los programas de capacitación indicados.
Es preciso mantener registros, además, de cualquier cambio en la necesidad de competencias o habilidades en cada puesto de trabajo, así como de los resultados de las evaluaciones hechas a los empleados.
6. Concienciación de los empleados (Cláusula 7.3)
Otro elemento esencial en los programas de capacitación interna para la implementación de sistemas ISO es la concienciación de los empleados. La norma solicita un conocimiento básico sobre políticas, objetivos del Sistema, rol del empleado, los beneficios de la gestión y las consecuencias del incumplimiento o las no conformidades con los requisitos.
7. Comunicación (Cláusula 7.4)
Además de documentar todo lo relacionado con planes de formación y capacitación, la organización debe comunicarlo a todos los empleados. Es necesario que todos conozcan sus responsabilidades, identifiquen sus necesidades de capacitación y, de acuerdo con ellas, soliciten los programas adecuados.
La comunicación asertiva y oportuna ayuda a construir conciencia y confianza. Se puede transmitir a través de diferentes medios: correo electrónico, teléfono, Redes Sociales, reuniones o eventos, voz a voz, textos en carteleras…
Diplomado en Gestión de la Calidad – ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 es la norma de mayor implantación en el área de Gestión ISO. Es por ello que, este programa es un excelente punto de partida para proporcionar capacitación interna para la implementación de sistemas ISO.
El Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 es un prestigioso programa que acumula la experiencia, el conocimiento de docentes reconocidos a nivel internacional y los recursos tecnológicos de la Escuela Europea de Excelencia.
Este programa te entrega titulación como experto en la norma ISO 9001 y como auditor de calidad. Pero también tienes la oportunidad de obtener el certificado ERCA – Registro Europeo de Auditores Certificados – que te permitirá trabajar en cualquier país de Europa o de América Latina. Proyéctate hacia el futuro: Empieza ahora.
