Cómo diseñar un Sistema integrado de gestión basado en procesos

Sistema integrado de gestión basado en procesos

Cómo diseñar un Sistema integrado de gestión basado en procesos

Sistema integrado de gestión basado en procesosCuando se ha tomado la decisión de implementar un Sistema Integrado de Gestión basado en procesos, usualmente se ha pasado por una etapa en la que se entiende que no existen Sistemas Integrados de talla única.

Los sistemas integrados deben ajustarse al contexto y los desafíos de cada organización. El Sistema Integrado de Gestión basado en procesos es la respuesta a las organizaciones que buscan estrategias que faciliten la tarea de integración e implementación.

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Pero diseñar un Sistema Integrado de Gestión basado en procesos es una labor que puede ser extenuante si no se conocen las claves para salvar los obstáculos que se presentan en un largo camino. ¿Cómo hacerlo?

Diseñar un Sistema Integrado de Gestión basado en procesos – ¿Cómo hacerlo?

La integración de sistemas basada en procesos se desarrolla básicamente en tres etapas, en las que se trabaja sobre los procesos centrales. En estos procesos, que son actividades operativas, se establece una cadena cliente – proveedor, en la que cada individuo es cliente del anterior y proveedor del siguiente. Veamos cómo avanza la integración en cada una de estas etapas:

Primera etapa

En este momento, cada proceso, procedimiento y actividad se diseña o se ajusta desde la perspectiva de Calidad, Medio Ambiente o Seguridad y Salud, según sea el caso, esto suponiendo que estos sean los tres Sistemas de Gestión que necesitamos integrar. Por supuesto, también puede ser Seguridad de la Información o Gestión de Cumplimiento, por ejemplo.

Segunda etapa

En la segunda etapa para diseñar un sistema integrado de gestión basado en procesos, se busca la excelencia operativa en el desempeño de los procesos. Esto significa, administrarlos y ajustarlos para optimizarlos y potenciar sus resultados, agregando valor al futuro Sistema.

Para alcanzar la excelencia operativa podemos utilizar herramientas de análisis como el análisis de Pareto o el diagrama de causa y efecto. Este tipo de herramientas, llevan a la excelencia operativa perfeccionando el diseño de procesos, reduciendo las pérdidas de tiempo y otros recursos, y asegurando el cumplimiento de las especificaciones y requisitos de los clientes, en el caso de la gestión de la calidad, y de las necesidades de los trabajadores, de la comunidad o de organismos reguladores, en el caso de la gestión ambiental o de seguridad y salud en el trabajo.

En esta etapa se aborda el diseño del Sistema Integrado a nivel operativo y se complementa con la identificación de procesos individuales, apoyado todo esto en diagramas de flujo que describen en forma secuencial los procesos, sus interacciones, el personal responsable, etc.

Esto tendría que asegurar que los procesos cumplan con todos los requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, y, en todos ellos, se evite el desperdicio de tiempo o de otro tipo de recursos, como las operaciones de re-trabajo.

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Tercera etapa

En la tercera etapa se produce la integración entre la estrategia y la operación. Básicamente, lo que se hace es incorporar los procesos mejorados en las dos etapas anteriores al flujo normal de trabajo de lo que antes eran sistemas independientes.

La integración garantiza que los requisitos, necesidades y expectativas de todas las partes interesadas, en los sistemas integrados, se hayan abordado a nivel estratégico.

Esta etapa se podría desarrollar con mayor agilidad y fluidez en organizaciones que han certificado cada uno de sus sistemas en forma individual, ya que existe la seguridad de que se alcanza la conformidad con todos los requisitos, en todos los sistemas. Esto no significa que la certificación de los sistemas individuales sea un requisito para la integración efectiva.

Un Sistema Integrado de Gestión basado en procesos es apenas un primer paso hacia la excelencia empresarial. La integración es una tarea minuciosa que requiere conocimiento y experiencia.

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La integración de los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, así como la auditoría de los mismos, la obtención de la certificación del sistema integrado, son entre otras, competencias que adquieren los alumnos del Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión.

Este programa de excelencia, ofrece una triple titulación: Diplomado de la Escuela Europea de Excelencia, Certificado de Auditor Interno de SIG, y aval de ERCA que permite ejercer la labor de auditoría en toda Europa y en varios países de América Latina.

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