Saber cómo identificar y abordar los tipos de no conformidades es una competencia esencial para cualquier profesional que aspire a liderar con eficacia un sistema de gestión ISO. La formación especializada en este ámbito permite no solo garantizar el cumplimiento normativo, sino también fomentar la mejora continua y la excelencia operativa de la organización.
Comprender los diferentes tipos de no conformidades es fundamental para tomar decisiones estratégicas acertadas, priorizar acciones correctivas y prevenir desviaciones recurrentes. Se evitarán así pérdidas reputacionales y económicas que pueden llegar a resultar altamente lesivas.
¿Qué son las no conformidades?
Las no conformidades son incumplimientos de requisitos establecidos por normas, procedimientos internos, especificaciones contractuales o expectativas de clientes y partes interesadas. En el contexto de un sistema de gestión como ISO 9001 o ISO 14001, entre otros, representan desviaciones que impiden alcanzar los objetivos marcados o que ponen en riesgo la sostenibilidad del sistema.
Esas no conformidades se pueden detectar de diferentes formas: a través de auditorías internas o externas, mediante quejas de clientes, en controles operacionales o durante el análisis de datos. Su gestión rigurosa es indispensable para mantener certificaciones, cumplir con la normativa vigente y evitar impactos negativos.
Qué tipos de no conformidades existen
Clasificar los distintos tipos de no conformidades según gravedad, frecuencia u origen es fundamental para implementar medidas correctivas, preventivas, proporcionadas y efectivas. Esto contribuye a fortalecer una cultura de calidad enfocada en la mejora continua.
No conformidades mayores
Ponen de manifiesto un incumplimiento grave de los requisitos de la norma o del sistema de gestión. Suelen indicar la ausencia total de un proceso, control o evidencia documentada crítica y pueden comprometer directamente la eficacia del sistema. Ejemplos comunes son:
- Ausencia de control documentado de cambios en los procesos clave.
- Falta de implementación de políticas o procedimientos obligatorios según la norma.
- Evidencia de quejas recurrentes de clientes sin un tratamiento adecuado.
Su impacto potencial es la suspensión o retirada de la certificación si no se corrige de forma inmediata.
No conformidades menores
Representan desviaciones puntuales o aisladas que no comprometen de forma significativa al cumplimiento general del sistema, pero que deben corregirse para evitar que evolucionen en problemas más graves. Ejemplos son:
- Uso de una versión desactualizada de un formato, cuando la versión vigente está correctamente difundida.
- Omisión ocasional en el registro de una inspección que no compromete la trazabilidad del producto o servicio.
El seguimiento es fundamental, puesto que, si se repiten con frecuencia, pueden escalar a no conformidades mayores.
No conformidades rutinarias
Son desviaciones que pueden detectar empleados durante la actividad habitual o partes externas como clientes, auditores o proveedores. Aunque a veces se consideran menores, una frecuencia elevada puede evidenciar debilidades estructurales. Es el caso de:
- Incumplimientos en el etiquetado de productos o embalajes.
- Errores de transcripción en registros de calidad o mantenimiento.
Tienen un valor estratégico, ya que su análisis sistemático ayuda a detectar patrones de error y oportunidades de mejora operativa.
Gestionar bien las #NoConformidades transforma errores en oportunidades. Descubre cómo hacerlo para liderar la #MejoraContinua en tu organización Compartir en XCómo gestionar los diferentes tipos de no conformidades
Una gestión eficaz de los diferentes tipos de no conformidades exige aplicar un enfoque estructurado basado en el modelo PDCA de mejora continua (planificar, hacer, verificar, actuar). El tratamiento debe ir más allá de la corrección inmediata del error para priorizar la eliminación de la causa raíz.
Registro y documentación
Toda no conformidad debe registrarse de forma clara, precisa y objetiva, incluyendo cuestiones como qué y cuándo ocurrió, quién la detectó o qué norma o requisito incumple. Un buen registro permite trazar tendencias, medir la recurrencia y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
Análisis de causa raíz
Identificar y analizar la causa raíz permite entender por qué se produjo la no conformidad y evita su repetición. Algunas de las herramientas útiles son las siguientes:
- 5 porqués: consiste en preguntar sucesivamente por qué ocurrió el aspecto que se analiza hasta llegar a la raíz del problema.
- Diagrama de Ishikawa o “espina de pescado”: ayuda a estructurar las posibles causas en categorías como materiales, métodos, mano de obra, entorno, maquinaria y medición.
- Diagrama de Pareto: permite identificar y priorizar las causas más frecuentes o con mayor impacto, siguiendo el principio 80/20.
Es clave involucrar al personal directamente implicado en el proceso, ya que su experiencia práctica aporta una visión realista del problema.
Desarrollo de acciones correctivas
Una vez identificadas las causas, se diseñan acciones correctivas proporcionales a la gravedad de la no conformidad. Deben ser específicas, medibles y asignadas a responsables con plazos definidos. Para ello, conviene definir las siguientes cuestiones:
- ¿Qué se va a hacer?
- ¿Por qué se hace?
- ¿Dónde se aplicará?
- ¿Cuándo?
- ¿Quién lo hará?
- ¿Cómo se hará?
- ¿Cuánto costará?
Verificación de eficacia
Tras la implementación, es imprescindible comprobar si la acción correctiva ha eliminado la causa y evitado la recurrencia. Esta verificación puede hacerse mediante auditorías internas, revisión de indicadores o controles específicos.
Aportación estratégica de los tipos de no conformidades
Los tipos de no conformidades, bien gestionados, son motores de mejora, contribuyendo a la sostenibilidad y competitividad organizacional. Entre los beneficios concretos de una adecuada gestión se pueden destacar los siguientes:
- Mejora continua de procesos.
- Reducción de errores y retrabajos.
- Mayor confianza de clientes y partes interesadas.
- Cumplimiento de los requisitos normativos y legales.
- Incremento de la competitividad y sostenibilidad del negocio.
Además, cuando los empleados participan activamente en la identificación y tratamiento de las no conformidades, se fomenta la implicación, la conciencia del riesgo y el compromiso con la calidad.
Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
Contar con personal cualificado en la gestión de los diferentes tipos de no conformidades es una necesidad estratégica. Las organizaciones que desean consolidar sus sistemas de gestión y obtener certificaciones sostenibles deben apostar por la capacitación técnica de sus equipos. El Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 de la Escuela Europea de Excelencia ofrece una formación completa y práctica en gestión de calidad.
En este programa, los alumnos aprenden, entre otras cuestiones, a identificar los distintos tipos de no conformidades, aplicar herramientas de análisis de causa raíz, diseñar acciones correctivas eficaces y evaluar la mejora continua y cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001. Además, obtienen una doble certificación: la del Diplomado y la de Auditor de Gestión de la Calidad. Si quieres ser uno de ellos, el programa está abierto, solicita más información.
