La política de gestión de registros digitales es el documento que utiliza la Alta Dirección para informar cómo espera que se gestione la seguridad de este tipo de información qué no permite y qué expectativas tiene hacia el futuro con respecto a temas tan importantes como la digitalización de información en papel, entre otros.
Los registros digitales, dentro de los cuales se encuentran datos que deben ser protegidos, necesitan procesos para su administración. Procesos que garanticen seguridad, transparencia e inalterabilidad y, sobre todo, que aseguren la conformidad con regulaciones como GDPR.
Con el número creciente de datos y registros, tener reglas claras sobre lo que es apropiado y lo que no se debe hacer en cualquier parte del proceso es importante. No siempre es fácil identificar lo correcto, y para ello, contar con una política de gestión de registros digitales resultará muy conveniente, sobre todo hoy, cuando las organizaciones encuentran en la digitalización de su información en papel interesantes beneficios.
Empecemos por conocerlos:
Beneficios de la digitalización de información
El número de registros digitales crece porque las organizaciones emprenden el proceso de Transformación Digital, automatizan y digitalizan sus Sistemas de Gestión y basan sus operaciones cada vez más en un soporte tecnológico.
Esto, más que una tendencia, es un camino que conduce al liderazgo en cada sector. Pero la digitalización ofrece beneficios tangibles, que percibimos en el acontecer diario:
1. Ahorro de espacio de almacenamiento
Atrás quedarán los pesados anaqueles que ocupaban una o más oficinas. Los archivos en papel consumen mucho espacio. Espacio que tiene un coste, y que es difícil de controlar en términos de seguridad física, protección contra robo o deterioro por causas ambientales o por contingencias como el fuego o el agua.
2. Facilidad de acceso a un documento
Una razón para digitalizar, y también para tener una política de gestión de registros digitales, es evitar una escena recurrente en muchas organizaciones aún hoy: un empleado dos o tres días buscando un documento, un dato o una información, entre un océano de papeles.
Un muy bien diseñado sistema de archivo no será suficiente. No olvidemos que el error humano está al alcance de la mano. La digitalización hace que, aunque el registro o el documento haya ido a parar al lugar equivocado, una simple búsqueda por palabra clave, por autor o por título, lo identifique en cuestión de segundos.
Aprende sobre la política de gestión de registros digitales y los beneficios que aporta a la seguridad de la información en la empresa, según #ISO27001 #SeguridadInformación Clic para tuitear3. Elimina riesgos de cumplimiento, de pérdida o de alteración
Los riesgos de cumplimiento en Seguridad de la Información tienen un impacto significativamente alto. La no conformidad con GDPR tiene repercusiones que van desde el coste financiero hasta la paralización de la operación, pasando por un irremediable deterioro de la reputación. Una política de gestión de registros digitales es imprescindible para reducir este tipo de riesgos.
Riesgos como manipulación indebida y no autorizada, deterioro físico de los documentos, pérdida o hurto también disminuyen o se eliminan con la digitalización de la información.
4. Protege la información de eventos disruptivos
Incendios, inundaciones, ataques terroristas, explosiones y toda clase de eventos similares, pueden destruir toda la información almacenada en papel de una organización. La información digitalizada, puede almacenarse en la nube, además de otros repositorios, eliminando estos riesgos.
¿Qué incluir en una política de gestión de registros digitales?
Conocidos los beneficios de la digitalización, y de contar con una política de gestión de registros digitales, el siguiente paso es conocer lo que se debe incluir en ella, para garantizar el logro de los objetivos.
Empezando por lo básico, la política debe contener la fecha de creación del documento, la versión, los nombres de quienes intervienen en el proceso de aprobación, la fecha de expiración de vencimiento – si es que existe -, y la fecha de una próxima revisión. Esto, en la parte formal. En lo sustancial, los temas a tratar son:
- Alcance y aplicabilidad, teniendo en cuenta el contexto de la organización, los requisitos de un estándar de Seguridad de la Información, si es que se ha implementado, y las áreas o niveles sobre los que tendrá alcance.
- Procesos para generar registros, en los que, además de los pasos y procedimientos, se definan las personas con responsabilidades, formatos a usar y autoridad para aprobar.
- Accesibilidad, determinando quiénes tienen permisos para acceder, visualizar, editar, modificar o eliminar registros, y en qué condiciones, de tal forma que se garantice la debida trazabilidad de la información.
- Periodos de tiempo de retención de los registros, en los que básicamente se determine cuál es el tiempo mínimo de conservación de cada registro.
- Almacenamiento de los registros, determinando la ubicación, la forma en que se guardarán, la frecuencia con la que se revisarán, el número de copias de seguridad, su ubicación y la frecuencia con la que se obtendrán.
- Destrucción de registros, definiendo quién está autorizado para hacerlo, quién lo aprueba, cuándo se debe hacer, y cómo garantizar la trazabilidad.
La generación de una política de gestión de registros digitales es una responsabilidad de la Alta Dirección. Pero, sin duda, debido a lo especializado del tema, requerirá la asesoría de profesionales expertos en el tema. Sobre la formación adecuada para obtener estos profesionales, hablamos en nuestro apartado final.
Diplomado en Seguridad de la Información ISO/IEC 27001
Apoyar la redacción de la política de gestión de registros digitales, haciendo uso de los controles que propone ISO 27001, es apenas una de las competencias que obtienen los profesionales que toman el Diplomado en Seguridad de la Información ISO/IEC 27001.
Este programa de la Escuela Europea de Excelencia, aborda todos y cada uno de los requisitos del estándar, así como de los controles que conforman el Anexo A de la norma, para así, cualificar profesionales que saben hacer frente a los desafíos que la Seguridad de la Información plantea en un mundo cada vez más digital.
Este programa ofrece un beneficio adicional: los alumnos que lo deseen, encontrarán una gran facilidad para obtener el certificado ERCA – Registro Europeo de Auditores Certificados –, que permite a los profesionales trabajar en todos los países de la Unión Europea y América Latina.
Tu puedes ser uno de ellos: empieza ahora.
