La revisión por la Dirección según ISO 9001 es requerida por la norma, pero no se habla de la obligación de realizar ninguna reunión de revisión, razón por la cual, esta revisión por la Dirección según ISO 9001, en la práctica no cuenta con la agilidad necesaria para garantizar su efectividad.
Textualmente, la norma solicita que la Alta Dirección revise regularmente el rendimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, para verificar su efectividad. La palabra exacta que utiliza el estándar es “periódicamente”, con lo cual, ni siquiera existe una solicitud para realizar la revisión por la Dirección según ISO 9001 en un determinado espacio de tiempo.
¿Cómo pide la norma que se efectúe la revisión por la Dirección según ISO 9001, y cómo podemos acelerar la tarea y hacerla más práctica?
Revisión por la Dirección según ISO 9001 – ¿Qué se debe revisar?
ISO 9001 solicita a la Alta dirección revisar siete aspectos específicos, revisión que será eventualmente la base para implementar modificaciones a la política y a los objetivos de calidad de la organización, o, incluso, cambios estructurales en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Aunque estos son los siete aspectos que menciona la norma para la revisión por la Dirección según ISO 9001, la organización bien puede agregar otros si es que así lo considera necesario:
Informes de auditorías internas
Los informes de auditoría son usualmente dirigidos a la Alta Dirección, con lo cual se garantiza que esta se entere de primera mano de los hallazgos presentados durante la auditoría. Esto significa que la Alta Dirección conoce el estado del Sistema y sabe si se está cumpliendo con el requisito de mejora continua o no.
Comentarios de los clientes
Usualmente los comentarios de los clientes, positivos o negativos, son almacenados en un registro que incluye detalles sobre las acciones tomadas y sobre quién se encargo de tomarlas. La Alta Dirección es la primera interesada en la satisfacción de los clientes, por lo que sus opiniones y conceptos son valorados especialmente. Por ello, es necesario que asigne recursos para la atención inmediata de los problemas reportados por los clientes.
Rendimiento del proceso de material no conforme
Algunas organizaciones utilizan indicadores de rendimiento – KPI -, para medir la efectividad del proceso de material no conforme. Este tipo de informes usualmente son revisados por alguien en la Alta Dirección, y, con base en esta revisión, se toman decisiones. Si esto es así, se cumple con la revisión de la Alta Dirección solicitada.
Estado de las acciones correctivas
Generalmente, la implementación de acciones correctivas requiere asignar recursos. Recursos que asigna la Alta Dirección, para lo cual, por supuesto requiere conocer las acciones correctivas que se pretende implementar y el estado en que se encuentran.
Verificación de la implementación de acciones correctivas
Se trata de comprobar la efectiva implementación de las acciones a las que hacemos referencia en el ítem anterior, verificando de paso su efectividad. Esta revisión de seguimiento debe ser registrada.
Cambios que afectan el Sistema de Gestión de la Calidad
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, es el profesional encargado de identificar y definir el contexto externo de la organización que puede afectar el SGC. El contexto, siempre cambiante, induce a cambios importantes en el Sistema. Cambios que requieren la revisión de la Alta Dirección, y que pueden ser comprobados en las auditorías internas.
La mejora continua
Finalmente, todo lo expresado en ese apartado, tiene que conducir a la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.
La revisión por la Dirección según #ISO9001 es un requisito de la norma que no resulta muy ágil en la práctica. Hoy aprendemos a agilizar esta tarea. #GestiónCalidad #SGC Clic para tuitearRevisión por la Dirección según ISO 9001 – lo que se debe registrar
ISO 9001 no solicita, como ya lo advertimos, una reunión de revisión de la Alta Dirección. Por lo tanto, tampoco necesita que se levanten o se mantengan actas sobre esta tarea. Pero sí es preciso registrar estas revisiones, junto con los resultados obtenidos. Específicamente es preciso registrar:
La mejora del Sistema de Gestión de la Calidad
Si se documenta la revisión por la Dirección según ISO 9001, y la mejora del SGC, esta información debe registrarse, asegurándose de que esté completa.
La mejora del producto con respecto a las expectativas de los clientes
Cuando la Alta Dirección revisa los comentarios de los clientes sobre la conformidad con la calidad del producto, toma medidas que conducen a la mejora del producto y el aumento de la satisfacción del cliente. Esto aumenta su competitividad y mejora la productividad.
Asignación de recursos necesarios
Una de las responsabilidades más importantes de la Alta Dirección es la planificación general de los recursos de la organización. Con la documentación y registro de la asignación de recursos, se cumple con el requisito de revisión de la Alta Dirección.
Como hemos comentado anteriormente, ISO 9001 no solicita reuniones de revisión de la Alta Dirección. Sin embargo, son muchas las organizaciones que lo hacen, por lo menos una vez al año. Pero, si lo pensamos bien, si la Alta Dirección se toma en serio su responsabilidad de revisión, de acuerdo con lo expuesto aquí, la tarea resultará ágil, efectiva y práctica.
Por supuesto, esto puede requerir formación para la Alta Dirección, pero también para los encargados del sistema en todos los niveles.
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