Pasos para crear un plan de contingencia en la empresa

plan de contingencia

Pasos para crear un plan de contingencia en la empresa

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Asegurar la continuidad del negocio y la recuperación ante imprevistos es vital y exige poner la atención y los recursos necesarios. Para ello, elaborar un plan de contingencia como parte esencial e inseparable de la gestión de riesgos resulta imprescindible.

El plan de contingencia nos señala procesos y procedimientos para estar siempre preparados ante cualquier circunstancia. De este modo, la organización cuenta con los mecanismos necesarios para mantenerse siempre en el camino correcto.




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Las situaciones que generan una interrupción del negocio deben plantearse seriamente dentro de la gestión de riesgos. Por eso, el plan de contingencia debe partir de líneas genéricas y abordar las diferentes condiciones que pueden conducir a la interrupción: un terremoto, inundaciones, una pandemia, conmoción social o política; todas ellas son situaciones imprevisibles y tienen la capacidad de interrumpir el negocio si no se han tomado medidas suficientes previamente.

Ahora bien, ¿cómo crear un plan de contingencia que resulte eficaz ante la ocurrencia de cualquiera de estas eventualidades?

¿Cómo crear un plan de contingencia para asegurar la continuidad del negocio?

Afirmamos que el plan de contingencia debe basarse en los efectos de los riesgos a los que se expone la organización, como consecuencia de la ocurrencia de un suceso imprevisto. No podemos crear un plan para cada eventualidad. Son demasiadas y todas ellas son imprevisibles. Sin embargo, muchas de ellas tienen consecuencias comunes que permiten proponer medidas extrapolables.

Por otra parte, no debemos dejar de emplear el sentido común y focalizar esfuerzos en aquellos sucesos que puedan ser más probables. Por ejemplo, una empresa ubicada en una zona de huracanes debe enfatizar en su plan de acuerdo a las consecuencias de este fenómeno natural. O una organización ubicada a 2.600 metros de altura sobre el nivel del mar, y a más de 1000 kilómetros de distancia de la costa más cercana, tal vez no tendría que preocuparse por los efectos de un maremoto.

Entonces, para crear un plan de contingencia efectivo, se requiere realizar una investigación, una evaluación de riesgos y una planificación adecuadas. El siguiente paso a paso puede resultar útil para tal propósito:

1. Identificar recursos y priorizarlos

Examinemos la organización en su interior. Todas tienen recursos prescindibles y otros que nunca pueden fallar. Estos últimos son los que debemos priorizar. Empleados, comunicaciones, sistemas de TI, algunos activos físicos resultan esenciales para mantener el negocio operativo. El primer paso es, por tanto, hacer una lista de los recursos, priorizando los imprescindibles, considerando otros que, aunque importantes, podrían quedar fuera, y por último aquellos que definitivamente no son esenciales.

2. Identificar riesgos clave

En este paso requerimos una investigación más profunda. ¿Cuáles son aquellos riesgos que pueden atentar contra los recursos esenciales en caso de ocurrencia de un evento imprevisible que afecte a la organización?

En este punto, la participación de los empleados resulta esencial. Es básicamente una evaluación de riesgos típica. Se escucharán muchas ideas “locas”. Pero todas resultarán útiles. También se pueden buscar opiniones o asesoría en organizaciones del mismo sector que ya hayan diseñado un plan de contingencia.

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3. Clasificar los riesgos según la prioridad

Tenemos los recursos esenciales y los riesgos que pueden afectar en ellos. Ahora se clasifican dependiendo de la urgencia o prioridad de la amenaza. Al igual que en una evaluación tradicional, la probabilidad y el impacto son los factores determinantes para asignar un valor de prioridad. Usualmente se hace con un gráfico de dos vectores. Uno de ellos es la probabilidad de ocurrencia y el otro el impacto negativo.

4. Elaborar el plan de contingencia

En este punto podríamos abrir el plan de contingencia de acuerdo con diferentes escenarios. Se podría decir que se redacta un plan de contingencia para cada situación particular. Esto implica, por supuesto, considerar y definir las acciones que se tomarán para contrarrestar el efecto negativo de cada situación. Por ejemplo, si las instalaciones de la organización resultan ser inhabitables, la solución es contar con un espacio alterno de emergencia que pueda ser habilitado y acondicionado en menos de 24 horas.

Como se trata de procedimientos, un diagrama de flujos viene bien. Esto permite incorporar información completa y práctica, ya que la presentación visual ayuda a las personas a entender el plan y ejecutarlo con precisión cuando sea necesario.

Además, la redacción del plan requiere plantearse situaciones hipotéticas con realismo. Es importante pensar que la situación está ocurriendo e impartir instrucciones claras sobre lo que es preciso hacer, para contrarrestarla e impedir que el negocio se paralice.

5. Compartir el plan

Una vez revisado y corregido, es importante asegurarse de que todos los empleados puedan acceder al plan. Además, los planes de contingencia no pueden ser estáticos o estar escritos en piedra. Necesitan ser revisados y actualizados cada cierto tiempo porque, por un lado, la evolución de la tecnología nos hace afrontar nuevos desafíos y nos aporta respuestas innovadoras; por otra parte, los recursos que hoy consideramos esenciales, mañana pueden no serlo. De ahí que el plan deba ser revisado periódicamente y cuando esto suceda, debe informarse de ello a los empleados.

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El plan de contingencia es una necesidad urgente para todas las organizaciones, sin importar su tamaño y su complejidad. Por ello, también resulta urgente contar con profesionales especializados en esta área inherente a la gestión de riesgos.

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