Errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001:2015

Errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001:2015

Errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001

En ocho meses, el término para la migración a ISO 9001:2015 habrá concluido. El tiempo se hace corto y las organizaciones deben estar atentas a los errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001.

En ocho meses ISO 9001:2008 pertenecerá a la historia. No se emitirán nuevos certificados bajo ese estándar y las organizaciones que no han iniciado el proceso de transición emprenden desde ya una carrera contra el tiempo en la que se presentarán los errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001, que motivan nuestra entrada de hoy.

Pero ¿Cuáles son esos errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001?, y, ¿por qué los consideramos errores y oportunidades en forma simultánea?. Veamos:

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¿Por qué errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001:2015?

Si bien la premura del tiempo y el amplio espectro de novedades que encontrará su organización en el camino de la implementación o la transición hacia ISO 9001:2015 hacen que en el proceso se cometan muchos errores, estos pueden ser convertidos fácilmente en oportunidades.

No olvidemos que un elemento común y relevante dentro de las más recientes publicaciones de ISO – la 9001:2015 no es la excepción -, es la mejora continua en todos los procesos y procedimientos. Pues bien, los errores, que podemos considerar como hallazgos, siempre representarán una oportunidad de mejorar nuestro SGC. Veamos cuáles son los principales:

Errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001:2015

1-) Deficiencias en la planificación: es posible que algunas organizaciones que se han certificado en la versión 2008 de la norma, no consideren necesario iniciar un proceso complejo que incluya una etapa de planificación.

Un error frecuente es planificar bajo la presión de la fecha de la auditoría de certificación. Por el contrario, la organización debe plantear una fecha de auditoría como resultado de un trabajo de planificación detallado y que garantice que el Sistema de Calidad se adapta a los requisitos exigidos por la norma.

2-) Falta de liderazgo: la Alta Dirección debe liderar el proceso de adaptación a la norma ISO 9001:2015. No solo porque es el papel que le corresponde desempeñar dentro del contexto de la organización, sino porque la norma así lo exige.

Lo contrario, no solo representa falta de liderazgo sino desperdiciar la oportunidad de tener el control efectivo sobre todos los cambios que implica implementar la nueva norma.

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3-) Subestimar el enfoque basado en riesgos: uno de los errores y oportunidades de la adaptación a ISO 9001 más frecuentes es el de considerar que una herramienta como el modelo DAFO resulta suficiente a la hora de enfrentar el enfoque basado en riesgos que propone la nueva norma.

El enfoque basado en riesgos es tal vez la herramienta más importante y de utilidad que encontramos en esta y otras normas ISO. El enfoque basado en riesgo nos permite dar una mirada panorámica a todos los eventos y las circunstancias que pueden afectar en forma negativa la operación de nuestro negocio e impidan alcanzar los objetivos propuestos.

4-) No ajustar la estructura documental: ISO 9001:2015 avanza como ninguna otra norma en el tema de Gestión Documental. Sin embargo, para que la organización pueda aprovechar todos los beneficios que ello representa, es preciso automatizar y agilizar la estructura del Sistema de Gestión Documental de tal forma que se ajuste a las necesidades y las exigencias de la norma.

5-) El valor de la mejora continua: de ello trata nuestro texto de hoy. De convertir los errores en oportunidades de mejora. ISO 9001:2015, al igual que las más recientes publicaciones de ISO y las que aparezcan en un futuro cercano, consideran la mejora continua como un elemento esencial e imprescindible.

La mejora continua no solo es un concepto que podemos aplicar a la implementación de las normas ISO. Es un concepto válido para todos los modelos, procesos, procedimientos y actividades que se lleven a cabo en el día a día de la organización.

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El curso Transición a la Nueva ISO 9001:2015 se constituye en una valiosa guía para el análisis de cada uno de los requisitos de la nueva norma, al encontrar ejemplos, recomendaciones y casos prácticos de aplicación.

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