Cómo demostrar en la auditoría de certificación que los procesos se ejecutan de acuerdo a como se planifican

Cómo demostrar en la auditoría de certificación que los procesos se ejecutan de acuerdo a como se planifican

demostrar en la auditoría de certificación

Ejecución de los planificado en una  auditoría de certificación

Uno de los aspectos esenciales que se debe demostrar en la auditoría de certificación es el hecho de que los procesos se ponen en marcha de acuerdo a lo planificado.

Como bien sabemos, la norma ISO 9001:2015 pone de relieve el enfoque basado en procesos.

Bajo dicho enfoque, la organización está integrada por una serie de procesos diferentes que están interrelacionados entre sí, para lograr que el funcionamiento en su conjunto obtenga los resultados previstos.

Esta interrelación es sumamente importante, ya que en muchos de estos procesos las salidas de los mismos, suponen las entradas de otros, por lo que resulta imprescindible que los mismos se ejecuten según lo previsto para garantizar la consecución de los resultados deseados.

Para demostrar en la auditoría de certificación que los procesos se están ejecutando de acuerdo a lo previsto es importante registrar a través de información documentada los aspectos esenciales de tales procesos.

Veamos a continuación, cómo demostrar en la citada auditoría la ejecución de nuestros procesos según la planificación efectuada.

Indicadores clave del rendimiento para demostrar la eficacia de procesos

Mediante el seguimiento de los indicadores clave del rendimiento, es posible comprobar si un proceso determinado se está ejecutando de acuerdo a lo previsto.

A modo de ejemplo, consideremos que el proceso de compra de la organización ha sido diseñado de tal modo que pueda aportar toda la información relativa a las órdenes de compra y que el mismo, seleccione el proveedor conveniente que le garantice que los productos y servicios a recibir cumplen los requisitos establecidos.

Así pues, un indicador clave del rendimiento que nos informe sobre si el anterior proceso se está ejecutando según lo previsto, podría ser aquel que nos informe sobre el número de productos o servicios que nuestros proveedores nos entregan cumpliendo totalmente con los requisitos.

De esta forma, construimos un porcentaje indicativo de las entregas conformes, para que mediante el seguimiento del mismo podamos afirmar la eficacia o no de este proceso de compra descrito.

Como vemos, el indicador clave de rendimiento definido se convierte en una buena herramienta para el registro del proceso quedando ello como información documentada, útil para demostrar en la auditoría de certificación que el proceso se realiza según lo planificado.





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Auditorías internas para la evaluación del desempeño de los procesos

A través de las auditorías internas tratamos de analizar que el Sistema de Gestión de la Calidad cumple los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y de la propia organización, es decir, que los procesos integrantes cumplan con la disposición planificada.

Cuando se implementa el programa de auditoría interna utilizando el enfoque basado en procesos, tomamos los requisitos del proceso en cuestión, recopilamos mediante las pruebas de auditoría que los productos generados en dicho proceso cumplen con los requisitos establecidos e identificamos aquellas áreas que requieran correcciones como consecuencia de los resultados no conformes obtenidos.

Así, continuando con el ejemplo anterior del proceso de compra, crearíamos una lista de verificación de auditoría para los procedimientos integrantes del proceso de compra. Tras ello, examinamos los registros que tenemos de tal proceso en forma de información documentada y, en base a ello, comparamos ambos para determinar si el proceso ha sido realizado según lo previsto.

En definitiva, los registros que almacenamos son los que nos permiten demostrar en la auditoría de certificación que un proceso determinado se ha llevado a cabo según la previsión hecha para que los productos y servicios obtenidos del mismo sean conformes.

Esto no sólo debe ser demostrado ante el organismo de certificación, sino que también debemos demostrarlo frente a clientes, así como otras partes interesadas.

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