Cómo realizar informes de riesgo eficaces para tomar decisiones informadas

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Cómo realizar informes de riesgo eficaces para tomar decisiones informadas

informes de riesgoCon el final del primer semestre del año aparece la premura por presentar informes a la Alta Dirección. Los informes de riesgo son una prioridad en este momento, con la misma dimensión e importancia que los contables y financieros.

Son una prioridad porque la Alta Dirección necesita conocer y comprender los riesgos a los que está expuesta la organización, las acciones que se han tomado para gestionarlos y la efectividad de las mismas.

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Pero, sobre todo, los informes de riesgo son imprescindibles para tomar las mejores decisiones posibles. La gestión de riesgos es uno de los ejes en los que se basan inversores, instituciones financieras, clientes, socios comerciales, para evaluar una posible relación con una organización, asignar una calificación o conceder un crédito.

A pesar de la importancia de estos informes de riesgo, muchos profesionales en el área no han afinado aún sus competencias para producir informes procesables y fáciles de digerir para la Alta Dirección.

Informes de riesgo eficaces – ¿Cómo desarrollarlos?

Los expertos en gestión de riesgos pueden producir informes que resultan de gran utilidad, “entre ellos”. Pero, a la hora de compartirlos en diferentes áreas y niveles, y, especialmente, con la Alta Dirección, parecen no tener la receptividad esperada.

¿Por qué sucede esto? La densidad del informe, la extensión, la falta de estructura que facilite lectura y compresión o, la ausencia de conclusiones definitivas, suelen ser algunas de las objeciones recurrentes.

El objetivo debe ser evitarlas. Observar estas recomendaciones será muy útil en este propósito:

Resumir, compactar y precisar

El tiempo para los miembros de la Alta Dirección tiene una connotación diferente. Aunque consideren de vital importancia la información que se les entrega, no destinará varias horas a la lectura de una pila de documentos de más de 200 páginas.

¿Esto significa eliminar información valiosa? No. Significa ir al punto, resumir y circunscribir el texto a lo realmente importante. La Alta Dirección no necesita conocer los hechos con detalle, sino la conclusión y las acciones que se toman para solucionar el problema.

Un informe de riesgo podría abordar y tratar absolutamente todos los riesgos identificados y evaluados. Esto no es del interés de la Alta Dirección. Ellos sólo necesitan conocer los que son realmente importantes. Por esto y por otras razones, en una de las etapas de la gestión de riesgos, se priorizan los riesgos.

Tener en cuenta que cada informe es diferente

Supondremos, para contextualizar este punto, que un experto en gestión de riesgos ha entendido y asimilado lo expuesto en nuestro primer ítem. Ha logrado producir un informe corto pero conciso, puntual y preciso, que fue muy bien recibido y apreciado por la Alta Dirección.

Seis meses más tarde, el profesional de nuestro ejemplo, que se dispone a redactar un nuevo informe, concluye que la situación no presenta cambios relevantes. El sentido común le indica que lo procedente es copiar, pegar y cambiar la fecha.

Craso error. Sin duda, el destinatario del informe lo notará y, además de reprobar el comportamiento del autor, perderá la confianza en este tipo de informes en el futuro. Una simple nota, en la que se expresa que la situación no ha experimentado cambios que justifiquen la emisión de un nuevo informe, sería sin duda mucho más valorada por parte de la Alta Dirección.

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Presentar soluciones y no sólo problemas

Dos cosas espera encontrar la Alta Dirección en un informe de riesgos eficaz: problemas y soluciones. Una de las fallas recurrentes en este tipo de documentos, es multiplicar lo primero y carecer de los segundo.

La Alta Dirección quiere encontrar en un informe de riesgos soluciones eficaces, y cómo se han comportado estas acciones en el tiempo: ¿se han monitoreado?, ¿han resultado efectivas?

Mostrar tendencias y prioridades para el futuro

Nada tan apreciado y valorado por un ejecutivo de Alta Dirección, como un profesional previsivo, proactivo y con una mirada hacia el futuro. Por supuesto, un experto en gestión de riesgos que refleje estas cualidades en los informes de riesgo, recibirá la atención esperada y el reconocimiento debido.

Si existe un riesgo que hoy no sea prioritario e inminente, pero sí lo pueda ser en un año, la Alta Dirección quiere saberlo, y quiere conocer qué se planea hacer para priorizarlo y tratarlo con anticipación, sobre todo cuando esto requiera asignación de recursos. Por supuesto, como siempre, breve y al punto.

Utilizar elementos visuales

Para satisfacer los requerimientos de extensión y precisión que hemos resaltado anteriormente, el uso de diagramas, infografías y gráficos resulta una excelente opción. Sin abusar de ellos, estos recursos ayudarán a presentar un informe atractivo, con mucha información en poco espacio y muy fácil de leer y comprender.

Ofrecer una estructura que facilite la comprensión y la lectura

Aunque existen diferentes tipos de lectores, muchos de ellos con poco tiempo como aquellos a los que hacemos referencia hoy, todos ellos agradecerán una estructura lógica, ordenada y en la que se identifique un hilo conductor.

No siempre es necesario inventar la rueda. Lo simple, y lo que ya ha sido probado, siempre resultará efectivo. Así, la estructura clásica de la novela – introducción, desarrollo y conclusión -, sin duda prestará un gran servicio en la redacción de informes de riesgo.

Evitar la terminología propia de los expertos en gestión de riesgos

Los informes de riesgo a los que hacemos referencia hoy, no tienen como destinatarios profesionales expertos en riesgos. Por tanto, la terminología técnica específica del área, resulta improcedente y para nada práctica.

Los expertos en gestión de riesgos sí deben conocer la terminología. Pero también, las técnicas, los procedimientos y los estándares internacionales sobre gestión de riesgos.

La formación en gestión de riesgos, en diferentes niveles de la organización, pero especialmente en el departamento encargado, resulta esencial en cualquier organización.

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Generar informes de riesgo efectivos es apenas una mínima parte del conocimiento y las competencias que debe reunir un profesional experto en un área que cada día adquiere más importancia para las organizaciones modernas.

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Los estudiantes de este programa obtienen una triple titulación: Certificado de la Escuela Europea de Excelencia, Certificado de ISOTools Excellence, y Certificado como auditores a nivel europeo y latinoamericano, expedido por ERCA – European Register of Certificated Auditors.

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