Según la terminología de la norma ISO 9000 una Auditoría se define como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia)”.
Las auditorias se pueden clasificar en:
- Auditoría interna o de primera parte: realizadas por miembros de la propia organización o por personas que actúan de parte de ésta, para fines internos. Generan información relevante para la dirección, pero también para las acciones correctivas, preventivas o de mejora.
- Auditoría externa o de segunda parte: los clientes de la organización o por otras personas que actúan de parte de éste son las encargadas de realizarla cuando existe un contrato. Aportan confianza al cliente en la organización suministradora.
- Auditoría externa o de tercera parte: Las organizaciones competentes de certificación para obtener la certificación del sistema de gestión de calidad son las encargadas de llevarlas a cabo. Proporcionan confianza a los clientes potenciales de la organización.
La auditoría interna es una valiosa herramienta de mejora continua. Es necesario comprender y valorar la importancia de la auditoría interna para conseguir mejores resultados en la organización.
La finalidad debería ser el encuentro de oportunidades de mejora mediante la unión de conocimientos de la norma por parte del auditor interno y los conocimientos del proceso con los que cuenta el auditado.
En una auditoría interna, los objetivos principales son:
- Verificación de que la empresa desarrolla sus actividades según los requisitos de la norma ISO.
- Verificación de que sus procesos, procedimientos e instructivos son conformes a la ISO.
- Verificación de la eficacia y eficiencia de los procesos.
- Identificación de los puntos fuertes y las áreas de mejora del sistema.
Las organizaciones normalmente, se suelen centrar en cumplir con los dos primeros objetivos que se han citado anteriormente, aunque cuando el sistema de gestión de la calidad de la organización esté más maduro, la organización se enfocar su atención en el cumplimiento de los dos últimos objetivos.
Que no se considere que la auditoría interna es un mero trámite, sino que se trata de un proceso eficaz para la organización aporta muchas ventajas. Algunas de las más relevantes son:
- Reducción de costos (tiempo – dinero): Debido al enfoque en mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos, las áreas de mejora siempre suponen un ahorro de recursos.
- Incremento de la satisfacción del cliente: los cuales se ven directamente beneficiados de las mejoras implementadas.
- Mejoras del compromiso de las personas con el sistema de gestión.
- Mejora el conocimiento de la organización por parte de los empleados.
- Mejora de los resultados de aquellas organizaciones que consideran que el proceso de auditoría interna es un proceso de mejora. Las mejoras de resultados repercuten en todos sus grupos de interés como los accionistas, trabajadores, clientes, proveedores, etc.
La Plataforma Tecnológica ISOTools aporta grandes beneficios metodológicos en la gestión de las auditorías, da respuestas a una serie de elementos predefinidos que permiten conocer cuál es el grado de madurez de los procesos de la organización para que obtengan la certificación bajo cualquier estándar.
