Documentación en ISO 14001
Estructurar la documentación en ISO 14001, es una parte de especial relevancia dentro del proceso de implementación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) bajo los requisitos de la citada norma, debido a que dependerá de este proceso, el que la organización pueda contar con un Sistema de registro y control de la documentación efectivo que le permita mantener y poder mejorar el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001.
Es en este punto, donde la organización debe definir el método que va a seguir para la creación, publicación, retiro y utilización de sus registros y documentos.
Tipos de documentación en ISO 14001
Para iniciar el proceso de desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, es importante conocer la finalidad que persigue cada uno de los diferentes tipos de documentos, así como tener claro los diferentes niveles definidos para los mismos.
A la hora de desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental (SGA), vamos a diferenciar los siguientes tipos de documentos:
- Políticas.
- Objetivos.
- Manuales.
- Procedimientos.
- Instrucciones de trabajo.
- Procedimientos operativos.
- Formularios y registros.
Cada uno de estos documentos, tiene un propósito y función dentro del SGA.
A veces, puede resultar confuso saber cuáles de esos documentos son más relevantes.
En este sentido y con el fin de poder establecer la jerarquía de los documentos del SGA, debemos preguntar quién es la persona que lo elabora, para quién lo escribe y cuál es la finalidad del mismo.
Así pues, si el documento es escrito y elaborado por la Alta Dirección, estará relacionado con el establecimiento de políticas, entonces ocupará un lugar superior en la jerarquía al ser más valioso que aquellos otros documentos que, por ejemplo, son elaborados por los empleados, como registros o formularios.
Cómo estructurar la documentación en ISO 14001
Como bien sabemos, la norma ISO 14001, establece ciertos documentos como obligatorios en todo Sistema de Gestión Ambiental.
Dicha documentación en los SGA tiene múltiples beneficios:
- Ofrece un marco claro para la realización de las operaciones.
- Permite que los procesos sean ejecutados de manera coherente.
- Contribuye a comprender con mayor amplitud el SGA.
- Proporciona evidencias para la consecución de los objetivos establecidos.
La organización debe definir la documentación de su SGA poniendo su foco de atención en la eficiencia y en que la misma sea aplicable a dicha organización.
Cómo estructurar la documentación en #ISO14001 Clic para tuitearA la hora de estructurar la documentación en ISO 14001, la documentación a incluir en el Sistema de Gestión Ambiental debe ser estructurada de la siguiente forma:
- Política del SGA: esta debe ser escrita por la Alta Dirección y define la dirección general y el principal objetivo que persigue el Sistema de Gestión Ambiental.
- Manual: este documento no es obligatorio, pero es frecuentemente empleado para definir, a través del mismo, el alcance del SGA, sus elementos e interacciones, así como referencias a documentos relacionados. En el caso de pequeñas empresas, puede incluir todos los procedimientos.
- Procedimientos: estos pueden adoptar formatos diferentes, pero en todo caso, deben incluir un título, propósito, alcance, responsabilidades, autoridades, descripción de las diferentes actividades, instrucciones de trabajo y registros necesarios.
- Instrucciones de trabajo: la finalidad de estas es dar una explicación detallada de cómo realizar las actividades para evitar las no conformidades, centrándose en los pasos a seguir, herramientas y métodos a utilizar, así como el nivel de exactitud requerido.
- Registros y formularios: buscan dejar constancia de que las actividades y los procesos se han hecho según lo establecido en los procedimientos e instrucciones de trabajo. La mayoría son cumplimentados por los empleados, por lo que han de ser construidos para que resulte fácil y rápida su cumplimentación.
En definitiva, estructurar la documentación en ISO 14001 de forma adecuada es fundamental para asegurar la efectividad del Sistema de Gestión Ambiental.
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