Registro de riesgos
Cuando hablamos de crear un registro de riesgos, nos estamos refiriendo al documento maestro que debemos crear desde el comienzo de cualquier proyecto de implementación de un Sistema de Gestión (y de cualquier proyecto en general).
Se trata de una herramienta que juega gran importancia dentro del Plan de Gestión de Riesgos, ya que ayudará a la organización a la identificación de problemas y resolución de los mismos.
Dicho registro de riesgos podrá ser compartido entre todas aquellas partes interesadas en el proyecto en cuestión, para lograr así su involucración en el mismo y que puedan estar al tanto de los problemas reales o potenciales que vayan surgiendo. De esta forma, podemos tener más opciones para la identificación de las causas de los mismos.
Al generar un Registro de Riesgos podemos utilizarlo para identificar los nuevos riesgos que aparezcan en el proyecto, así como, para aportar sugerencias respecto al modo de resolver los problemas.
De esta forma, el Registro de Riesgos debe ser visto como la herramienta que ayuda a la organización a enfrentar los problemas de mejor manera a medida que surgen, aportando facilidades al proceso de toma de decisiones y contribuyendo a que los gerentes puedan tener una mejor gestión del riesgo.
Así pues, una vez creado nuestro Registro de Riesgos, estamos en disposición de un documento informativo con los riesgos que han sido identificados en nuestro proyecto, junto con el oportuno análisis del nivel de gravedad de cada uno de ellos y las evaluaciones de las soluciones posibles a llevar a cabo.
De cara a que toda esta información sea fácil de encontrar y aplicar, una de las formas más fácil de administrarla es mediante una hoja de cálculo, si no dispone de una plataforma tecnológica que apoye el proceso.
A continuación exponemos unas pautas para elaborar un Registro de Riesgos.
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Cómo crear un Registro de Riesgos
- Crear un Registro de Riesgos: paso a realizar una vez la planificación del proyecto se apruebe, pues el mismo contendrá la sección de Plan de Riesgos que será la base de dicho Registro de Riesgos.
- Registrar los riesgos activos: debemos hacer un análisis de los riesgos activos de cara a registrarlos en el documento. Junto a cada uno debemos aportar información referente a la fecha identificada, fecha de actualización, fecha objetivo y fecha de cierre. Igualmente, debemos identificar cada riesgo con un número identificativo, descripción del mismo, así como el nivel de severidad, impacto, posibles acciones de respuestas ante el mismo y su estado actual.
- Asignar un número único a cada elemento de riesgo: de cara a poder identificar cada riesgo como único, el hecho de asignar a cada uno un número identificativo, ayuda en gran medida. De esta forma, podemos saber si el riesgo se produce durante el proyecto, así como poder tener conocimiento de su estado en un momento concreto.
El proceso de registro de riesgos debe considerar estas cuatro etapas, consideradas claves:
- Identificación de los riesgos.
- Evaluación del nivel de gravedad de los anteriores riesgos identificados.
- Aplicación de soluciones a tales riesgos.
- Hacer un seguimiento y análisis del grado de efectividad de cada uno de los pasos anteriores.
Cuando aprendemos a crear un Registro de Riesgos de manera correcta, aportamos un mayor grado de proactividad a la gestión de nuestros proyectos y a la gestión de los riesgos vinculados a los mismos.
En general, toda incidencia o no conformidad que pueda generar alteraciones en el éxito de nuestro proyecto será categorizado como riesgo.
Así pues, contar con estrategias para el manejo de los mismos, como es el caso del citado Registro de Riesgos, ayuda a evitar que tales riesgos identificados se materialicen en verdaderos problemas que conduzcan a que nuestro proyecto no logre las metas y resultados previstos.
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