Pasos para la transición a ISO 9001:2015

ISO 9001

Este artículo pretende ser una guía de los pasos a seguir para realizar la transición a la nueva ISO 9001 – 2015.

Acciones previstas para llevar a cabo la transición de la ISO 9001

Utilizar la gestión de proyectos como la herramienta base para planificar y ejecutar la transición a la nueva ISO 9001.
Que no se generen confusiones, por lo que tiene que estar centrado en las fuentes de información oficiales.
Mantener una estrecha relación con el organismo certificador con el que se ha certificado el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 de tu empresa, se deben involucrar desde los primeros pasos, son los que ofrecen alineamientos específicos sobre el caso de transición de tu empresa.
Esta es una buena oportunidad para evaluar al organismo certificador que trabaja contigo.
El organismo certificador en ISO 9001 debe acreditar su competencia. Los organismos de certificación acreditan las competencias de la organización haciendo auditorías. El equipo de auditores es el encargado de acreditar las competencias ante organismos especialistas en Sistemas de Gestión. Es muy probable que las transiciones se encuentren disponibles a principio del año 2016.
Las empresas certificadoras deberán crear una política general para todos sus clientes. En Chile cuentan con la organización SGS, Aenor Chile, etc.
Hacer una investigación de los sitios oficiales en el lugar en el que te encuentres, conocer el periodo máximo de transición para los usuarios de la norma ISO 9001.

Si estás pensando en hacer la transición de tu empresa en el mes de noviembre, puede que te estés apresurando mucho. Debes saber cuándo se encuentra disponible en tu organismo certificador.
Una vez publicada la nueva versión de la norma ISO 9001 debes comprarla.
Si puedes disponer de la última versión de la norma ISO 9000:2015 tendrás mucha más información disponible que te ayudará durante el proceso de transición.
La versión oficial de la última versión de la norma debe ser adquirida en sitios oficiales.
Se debe hacer un plan de formación basado en la nueva versión de la norma ISO 9001, para que todo el personal esté al tanto de los cambios. La dirección también deberá recibir una formación destinada especialmente para ellos.
Todas las acciones formativas llevadas a cabo deben ser después de la fecha oficial de publicación, ya que se deben basar en la versión publicada.
Se deben conservar como evidencias documentadas las acciones formativas: plan, certificados, exámenes, listas de asistencia, etc.
La nueva versión de la norma ISO 9001 no exige que se realicen acciones formativas por un proveedor externo, aunque sí que es algo muy recomendable. Se incluye una nueva cláusula del conocimiento organizacional, ofreciéndole un papel muy importante de las fuentes internas.
Se debe establecer un equipo responsable de la transición que cuente con un líder.
Para el líder del Sistema de Gestión de la Calidad y el proyecto de transición sería bueno ofrecer una formación express.

En Chile, hace unos años no había ni 1000 empresas certificadas en ISO 9001. Sin embargo, este panorama cambio en el país chileno. Durante el año 2003 comenzó a crecer el interés de Chile en ISO 9001, se certificaron un 49% de empresas pequeñas, un 29% de empresas medianas y un 22% de grandes empresas.

En 2003 se estimaba que en 2008 ya hubiera en Chile 3000 certificados vigentes en ISO 9001, sin embargo, la realidad superó estas cifras. Fueron 4103 los certificados que se registraron. En los siguientes años esta cifra se mantuvo alrededor de los 4000 certificados ISO 9001, siendo el último dato que tenemos del ISO Survey del año 2014 cuando se registraron 4514 certificados ISO 9001 en Chile.

Las cifras hablan por sí solas. Chile es uno de los países latinoamericanos en los que crece sin límites el número de empresas que confían en esta norma internacional para ofrecer a sus clientes los mejores productos y servicios.

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Acciones a realizar para ejecutar la transición de la ISO 9001

Definir el alcance del proyecto, especialmente el tiempo disponible para el proyecto y los procesos.
Todos los usuarios certificados con la norma ISO 9001 tendrán tres años para realizar la transición y obtener el certificado en ISO 9001:2015.
La organización debe conocer cuándo será el momento adecuado para hacer la renovación y transitar a la nueva versión.
El enfoque basado en procesos está reforzado, hace un examen de la declaración del alcance del actual sistema.
Se tienen que identificar todas las brechas entre las prácticas actuales y los nuevos requisitos de la forma más eficiente de evaluar los cambios que se requieren en el actual Sistema de Gestión de la Calidad.
Se debe identificar la correlación de todas las cláusulas entre la versión anterior y la nueva norma.
Diseñar un cuestionario para identificar las brechas de los diferentes principios de la calidad, detallando la revisión de la norma ISO sobre el vocabulario y los fundamentos.
Diseñar un cuestionario con el que identificar las brechas de los requisitos que detalla la norma ISO.
Hacer un análisis de la aplicabilidad de los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 por procesos.
Con los resultados obtenidos de los cuestionarios de evaluación realizados, el alcance y la aplicabilidad de los requisitos, se identifican los requisitos que son requeridos por la realización total, teniendo en cuenta que estos requisitos pueden ser nuevos.
Una vez identificados los nuevos requisitos que se deben implementar, se pueden planificar las actividades necesarias para hacer la implantación de los requisitos.
Según el tamaño de la organización, la cantidad de procesos y su complejidad determina el tiempo total.
Determinar tiempo básico por actividades para armar el bloque de tiempo total, como puede ser analizar documentos, presentar la actualización a personal operativo, hacer un análisis gap y presentar las actividades, auditorías internas, acciones de mejora y adecuación de la nueva versión, hacer la revisión por la dirección, etc.
Elaborar un diagrama Gantt en el que se encuentren todas las actividades que se deben hacer.
Definir los tiempos para cada actividad.
Definir las personas responsables para cada una de las actividades, ya que la transición supone que se haga un trabajo de equipo.
Mantener informada a la dirección de los avances que se van consiguiendo.
Planificar la auditoría interna completa para detectar errores.
Planificar las acciones de mejora y la eficiencia de las acciones tomadas.
La dirección se debe plantear realizar una auditoría interna parcial de los procesos que más incidencias han presentado.
Hacer una comprobación por parte de la dirección completa, cuando la nueva versión ya esté implementada.
Informar al organismo certificador y establecer la auditoría de transición.

Chile es un país muy competitivo en cuanto a calidad se refiere. Para seguir siéndolo es necesario capacitarse en los cambios de la nueva ISO 9001 2015 para evitar que la cifra de certificados registrados baje, y no perder calidad en los productos y servicios de las organizaciones chilenas.

Si desea obtener más información sobre todos los cambios de la nueva norma ISO 9001, le recomendamos el curso Transición a la nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave.