Que un auditor interno lleve a cabo un desarrollo profesional continuo ayuda bastante al mantenimiento y a la mejora de sus competencias, como pueden ser sus conocimientos, sus habilidades y sus atributos personales. Para conseguir esto se pueden seguir diferentes caminos como puede ser, la experiencia laboral, la formación profesional, los estudios realizados personalmente por el auditor, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias que facilite la ampliación de sus conocimientos. Los auditores internos deben demostrar la mejora continua de sus conocimientos.

Un auditor interno debe mejorar sus competencias basándose en las necesidades del mercado, es decir, debe conocer cuáles son las necesidades actuales de sus potenciales clientes e inclinarse por mejorar esos aspectos, pudiendo ofrecer así unos mejores servicios. Algo en lo que debe estar al día obligatoriamente es en la legislación, ya que es una cosa que cambia muy a menudo.

La forma que tienen los auditores internos de demostrar que tiene las capacidades suficientes para auditar es haciendo auditorias periódicamente, de esta manera no pierde los conocimientos adquiridos.

Los auditores internos y los líderes de los equipos auditores son evaluados. Dicha evaluación debería estar planificada dentro de los procedimientos del programa de auditorías, de esta forma el resultado obtenido será objetivo, justo y fiable.

La evaluación de los auditores se lleva a cabo mediante 4 pasos:

1.  Se miden las competencias personales y los conocimientos del auditor para satisfacer las necesidades del cliente de la auditoría. Tamaño, zona, a lo que se dedica la organización que se va a auditar.

• Los objetivos que quiere alcanzar la organización
• Requisitos necesarios para obtener la certificación.
• La complejidad del Sistema de Gestión que quiere obtenerse

2.  Se proponen los criterios de evaluación, estos pueden ser cualitativos o cuantitativos.

3.  Se debe seleccionar cuál es el método de evaluación más adecuado: Se piensa que una combinación de diferentes métodos es la mejor opción, ya que se asegura un resultado justo.

4.  Realización de la evaluación.

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Durante este post se va a resumir cuales deben ser las cualidades y los conocimientos que debe presentar un auditor.

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Con anterioridad a realizar la auditoría, la documentación aportada por el auditado tiene que ser revisadas para comprobar que sea conforme al Sistema de Gestión Ambiental. En la documentación podemos encontrar, documentos y registros del Sistema de Gestión Ambiental, así como informes de auditorías anteriores.

La revisión debe tener en cuenta cual es el tamaño, la distribución, la naturaleza y la complejidad de la organización, además de cuáles son los objetivos ambientales que se quiere marcar la organización y el alcance de la auditoría.

Si se observa que la documentación no es la apropiada, el líder del equipo auditor debe informar tanto al cliente, como al grupo de auditores y al auditado. Después de esto se debe tomar la decisión de si se continúa con la auditoría o, por el contrario se suspende hasta que se solucionen los problemas en la documentación.

Durante la preparación de las actividades de auditoría que se van a realizar se siguen tres pasos fundamentales:

• Preparación del plan de auditoría: el líder del equipo auditor debe elaborar un plan de auditoría donde se refleje el acuerdo llevado a cabo por el cliente de la auditoria, el equipo auditor y el auditado. Este plan debe incluir toda la programación de la auditoría, como puede ser horarios, lugares, etc.

• Asignación de las tareas al equipo auditor: El auditor jefe debe asignar a cada miembro del equipo auditor la responsabilidad que le corresponda, que puede ser el proceso que vaya auditar, los lugares, las actividades, etc. Se pueden realizar cambios durante la auditoría para garantizar que se cumplan los objetivos.

• Preparación de los documentos: el equipo auditor debe preparar los documentos necesarios que contengan la información relativa a las actividades que se van a realizar. Estos documentos deben contener:
  • Listas de verificación
  • Planes de muestreo de auditoría.
  • Formularios, donde registrar toda la información…

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La norma ISO 26000 es un estándar internacional que ofrece a las empresas las instrucciones necesarias en las materias principales y los principios de Responsabilidad Social.

Los principios de Responsabilidad Social van a generar  en la empresa un comportamiento responsable en cuanto a la sociedad. La implantación de esta norma es independiente de cuál sea el tamaño de la empresa, las actividades que realiza, el sector al que pertenece, etc.

Durante este post nos centramos en el sector de la administración pública y como se realiza la implementación de la ISO26000.

Las administraciones públicas cada vez necesitan más demostrar que su comportamiento es responsable con la sociedad.

La norma ISO-26000 se apoya en los siguientes puntos de Responsabilidad Social:

• Derechos humanos
• Prácticas
• Gobernanza corporativa
• Desarrollar prácticas justas de negocio.
• Desarrollo de la comunidad.
• Medio ambiente.
• Consumidores

Hay 7 principios básicos de la Responsabilidad Social, los cuales deben ser tenidos en cuenta por parte de las administraciones públicas:

• Transparencia: A la hora de realizar actividades que pueden afectar al medio ambiente o al entorno la administraciones deben ser totalmente trasparentes durante el desarrollo de su actividad.
• Entrega de cuentas: Las autoridades cualificadas deben obtener por parte de la administración el desarrollo de las actuaciones que lleven a cabo para evitar impactos.
• Intereses de las personas implicadas: Las administraciones tiene que tener en cuenta y velar por los intereses de las personas implicadas.
• Comportamiento ético: las administraciones deben demostrar poseer una serie de valores, ya que tienen que respetar el medio ambiente y a la sociedad.
• Principio de legalidad: las administraciones bajo ningún casó pueden trabajar fuera de la ley.
• Precepto internacional de comportamiento: La administración está sujeta a la normativa internacional de comportamiento.
• Respetar los derechos humanos: La administración pública tiene que respetar, fomentar y reconocer los derechos humanos.

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En los equipos de auditores siempre encontramos líderes, los cuales deben presentar una serie de conocimientos y habilidades que los haga distinguirse del resto. Deben demostrar tener conocimientos adicionales que les genere ser los líderes. La misión de estos auditores es asegurar que la auditoria llegará a buen fin, evitando que se presenten situaciones que la pongan en peligro.

Un buen líder dentro de un equipo auditor debe presentar las siguientes habilidades:

• Tienen que ser capaces de planificar perfectamente la auditoría y deben utilizar de forma eficiente todos los recursos de los que disponen durante la auditoría.
• Deben tomar el papel de representantes, tanto durante las comunicaciones realizadas con el cliente de la auditoría, como con el auditado.
• Deben tener la capacidad de organizar y dirigir al equipo auditor, es una forma de asegurar el éxito de la auditoría.
• Para los auditores que se están formando también son muy importantes, ya que les proporcionaran la orientación necesaria.
• Dirige al equipo auditor a la hora de llegar a las conclusiones del resultado de la auditoría.

Por todas estas cuestiones mencionadas con anterioridad, un líder dentro de equipo de auditores es una pieza clave. Sin el líder que dirige al grupo sería todo más complicado.

Dentro de todos los auditores los hay que se especializan en algún campo específico, se puede dar el caso de que sea en Sistemas de Gestión de la Calidad o en Sistemas de Gestión del Medio Ambiente.

Si el líder auditor se especializa en Calidad, debe presentar ciertas habilidades específicas:

• Debe conocer perfectamente la terminología de calidad.
• Tiene que saber cuáles son los principios de Gestión de la Calidad y su aplicación.
• Las herramientas de Gestión de la Calidad y su aplicación.

Si el líder auditor está especializado en Medio Ambiente, las características que debe tener son:

• Conocer a la perfección toda la terminología ambiental.
• Debe conocer los principios de Gestión Ambiental y su aplicación.
• Tiene que saber utilizar las herramientas de Gestión Ambienta y su aplicación.

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Durante esta presentación y este vídeo se van a nombrar las competencia más características de los auditores del SGC.

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La sociedad cada día es más exigente con los productos que consume, exigen calidad en dichos productor, por lo que las empresas se sienten presionadas a implantar Sistemas de Gestión de Calidad.

La implementación con la norma ISO 9001 es una de las herramientas de las que disponen las empresas, esta norma le ofrece un valor añadido a la organización viéndose reflejada en sus clientes.

Las empresas del sector energético generan energía que es utilizada por otros sectores, por lo que es de mucha importancia la implantación de la norma.

El estándar internacional por excelencia en el campo de la calidad es la norma ISO9001. Con esta norma se pueden certificar las empresas para aumentar su competitividad respecto de otras empresas del sector, además de cumplir la legislación vigente. Todo esto genera una gran confianza a los clientes, tanto a nivel nacional como internacional.

Las características que presenta la norma ISO-9001 son las siguientes:

• Permite modificar los medios de los que se disponen pero sin modificar la organización de la empresa, por lo que tiene una gran flexibilidad.
• Para conseguir la certificación en ISO 9001 hay que esperar entre 6 meses y 1 año, esto supone que es una implantación rápida.
• Es muy eficaz, ya que hace que se consigan los objetivos fijados.
• Con la mejora continua nunca se deja de mejorar, se van cumpliendo los objetivos y se van fijando otros más ambiciosos.

La norma ISO9001 genera grandes beneficios a la organización, ya que obtiene rentabilidad debido a:

• Que permite a la organización relacionarse con las mejores empresas a nivel nacional e internacional.
• Le permite establecer ofertas de gran seriedad que generan una alta confianza en los clientes.
• En muchas ocasiones tener la norma implantada es un requisito que te exigen otras empresas para realizar negocios.

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Para definir el procedimiento de auditoría según la norma ISO 26000, tenemos que saber que debe contar con un mínimo de contenidos con los que se puede gestionar la auditoría interna en una empresa.

Los contenidos pueden ser los siguientes:

• Se debe realizar un calendario de auditorías, donde se especifique el día que se va a auditar, quién va a ser el auditor y el auditado, y el departamento a auditar.

• Para que el auditor realice de manera eficiente su trabajo, se debe facilitar por parte del auditado todos los documentos que el auditor pida, esto debe quedar reflejado para evitar confusiones.

• Se debe establecer cómo se va a elegir al equipo de auditores, esto asegura que se elijan a los adecuados, ya que deben conocer la norma que van a auditar.

• Debe estar preestablecido el procedimiento con el que se va a desarrollar la auditoría.

• Llevar un seguimiento de las auditorías realizadas aumenta la eficacia de las siguientes auditorías a realizar.

• Es aconsejable tener un archivo bien organizado donde se guarden las auditorías ya realizadas, por si hiciera falta volver atrás en el tiempo para revisar algún dato antiguo que sea fácil.

• La alta dirección debe recibir un informe de auditorías donde se expresen todos los resultados, ya que la gerencia de la empresa debe estar informada de todos los movimientos que se realizan, además de dar su consentimiento.

Como se ha podido comprobar todas las acciones necesitan de un procedimiento, en este caso sería un procedimiento de auditoría. Dependiendo del tamaño de dicha empresa, será necesario un solo documento para el procedimiento, en el caso de pequeñas empresas, o varios documentos, en el caso de grandes empresas.

El procedimiento servirá de guía para las próximas auditorías, con esto se simplifica mucho el trabajo ya que al año siguiente solo se deberán seguir los pasos del procedimiento.

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Los auditores deben presentar ciertas cualidades personales, además de conocimientos de las siguientes áreas:

Principios, procedimientos y técnicas de auditoría: esto permite al auditor aplicar los que sean apropiados en las diferentes auditorías que pueda realizar, asegurándose de que las auditorías se llevan a cabo de una manera eficiente. El auditor debe tener la capacidad de:

• Aplicar los principios, los procedimientos y las técnicas que conlleva una auditoría.
• Deben ser planificados y organizados con el trabajo a actuar.
• No salirse del horario acordado para hacer la auditoría.
• Tiene que definir las prioridades y centrarse en los asuntos de importancia.
• Debe recopilar toda la información posible.
• Sería apropiado que usen técnicas de muestreo.
• Otra de sus misiones sería la de verificar que la información recopilada sea válida.
• Registrar los resultados que se vayan dando en la auditoría.
• Tiene que hacer un informe de auditoría.
• La confidencialidad del cliente es muy importante, por lo que el auditor debe guardar siempre.
• El auditor debe tener una comunicación fluida con el cliente.

Documentos del Sistema de Gestión y de referencia: son utilizados para que el auditor puede entender una manera sencilla el alcance de la auditoría, y así poder aplicar los criterios que él crea oportunos. En este punto, los conocimientos que debe demostrar el auditor deben ser:

• La aplicación de Sistemas de Gestión en diferentes organizaciones.
• Debe permitir la interacción entre los componentes del Sistema de Gestión.
• Conocer las normas de los Sistemas de Gestión, los procedimientos que se pueden aplicar, etc.

Diferentes situaciones dentro de la organización: se debe facilitar en la medida de lo posible la compresión al auditor del estado de la organización, ya que él aplicando sus conocimientos debe contemplar:

• Cuál es el tamaño, la estructura, las funciones o las relaciones de la empresa.
• La actividad que realiza, así como la terminología empleada en la organización.
• Otro factor fundamental es que el auditor conozco cuáles son las costumbres sociales y culturales del auditado.

Las leyes, reglamentos u otros requisitos

En este caso, el auditor debe estar al día de:

• La legislación local, regional y nacional
• De los contratos y acuerdos, que haya adquirido la empresa.
• Los tratados internacionales que le puedan afectar.
• Así como todos los requisitos que puedan afectar a la organización de alguna manera.

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