Antes de analizar hoy los pasos para hacer una auditoría interna, debemos prestar atención a que este proceso de realización de las auditorías internas, es visto a menudo por algunas de las organizaciones como un mero proceso que tienen que realizar con el fin de poder mantener la certificación ISO 9001.

Sin embargo, esta percepción sobre las auditorías internas que tienen algunas empresas es errónea, ya que su función es mucho más importante que tan solo esa. Tienen una función mucho más eficaz dado que al hacer un seguimiento de los procesos de la organización con mayor frecuencia y detalle, permite la mejora de los mismos y, en consecuencia, contribuye a la mejora continua de la organización de su conjunto.

Más información sobre las auditorías necesarias según la ISO 9001 podéis encontrarla en el siguiente vídeo “El enfoque de las auditorías en la ISO 9001 2015 [Vídeo]”.

Pasos para hacer una auditoría interna

Los encargados de los diferentes procesos que tienen lugar en la organización, han de ver la auditoría interna como una forma de contar con una visión externa que le permita observar con detenimiento cada proceso y así de esta forma poder identificar las áreas a mejorar para lograr una mayor eficiencia del mismo.

Pues bien, sin más, vamos a presentar los cinco pasos para hacer una auditoría interna, viendo la mejor forma en que la misma puede servir a los propietarios o encargados de los procesos internos para mejorarlos.

Paso 1 La planificación del programa de auditoría

En este primer paso, se va a plantear un calendario de auditorías. Este paso de contar con un programa de auditoría global es sumamente relevante dado que permite que todos puedan saber cuándo será auditado cada uno de los procesos durante el próximo ciclo para el cual se defina el programa, que normalmente suele ser un año.

Cuando una organización muestra esta transparencia al tener un calendario con las futuras fechas de auditoría, está transmitiendo un mensaje de confianza a sus empleados así como un apoyo a los propios encargados de los diferentes procesos al permitir a estos aplicar a tiempo las mejoras y la recopilación de la información necesaria ante estas auditorías previstas en el calendario.

#ISO9001: 5 pasos para hacer una auditoría interna
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Paso 2 Planificación de la auditoría de procesos

Una vez establecido el plan general anterior, el siguiente de los pasos para hacer una auditoría interna es planificar y confirmar con los propietarios de los procesos las auditorías de proceso individual.

El plan general, que se define en el paso uno, es una guía de referencia para tener una aproximación sobre la frecuencia y fechas con la que los procesos serán auditados. Sin embargo, es en este segundo paso cuando se llega a una confirmación con mayor exactitud mediante la colaboración entre el auditor y el propietario de cada proceso respecto al mejor momento para revisar el proceso. El mejor momento para realizar tal auditoría de cada proceso, será cuando el propio auditor compruebe los comentarios anotados sobre el propio proceso en auditorías previas y cuando el propietario de proceso identifique las áreas a comprobar por el auditor.

Paso 3 Realización de la Auditoría

Toda auditoría se debe iniciar con una previa reunión entre el auditor y el propietario del proceso, para que entre ambos aprueben el plan de auditoría.

El auditor podrá reunir la información que necesite por varias vías, como pueden ser la revisión de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un análisis de los datos extraídos del proceso o bien a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento.

Con esta recaudación de información, el auditor busca verificar que el proceso es eficaz produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona según lo previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.

Para aportar valor al proceso que se está auditando, una buena acción del auditor es no solo reflejar las partes que no funcionan bien, sino también indicar aquellas áreas del proceso que pueden funcionar aún mejor de lo que lo hacen si se hacen algunas modificaciones. En nuestro artículo 5 cosas que un auditor interno nunca debería decir, recogemos también algunos ejemplos prácticos a tener en cuenta durante la realización de la auditoría.

Paso 4 Informar sobre la auditoría

Una vez finalizado el proceso de comprobación y recopilación de información sobre el proceso objeto de la auditoría, es necesario efectuar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso con el fin de que haya un flujo de información. En esta reunión, el encargado del proceso debe quedar informado sobre las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que, aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.

Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho flujo de información del auditor al encargado quede grabada y así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias.

Paso 5 Seguimiento de las mejoras planteadas

Este quinto y último de los pasos para hacer una auditoría interna es un paso esencial. El seguimiento de los problemas encontrados, así como de las posibles mejoras sugeridas, es vital para asegurarnos el éxito de la auditoría efectuada y, en última instancia, de la mejora continua del proceso en cuestión.

Conclusión

En resumen, con este artículo hemos visto el buen provecho que se puede sacar a las auditorías internas desde un enfoque de mejora de procesos, ya que vemos la auditoría interna no sólo como un procedimiento para mantener nuestros certificados, sino como una herramienta de gran utilidad para ayudar a mejorar continuamente a los procesos llevados a cabo en el seno de la organización. Y como bien sabemos, el enfoque de mejora continua de procesos es uno de los elementos clave de todo Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001 en su versión de 2015.
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Lo primero que debemos tener claro es qué es una auditoría interna ISO 9001:2015, en qué consiste y para qué sirve, además de conocer si es un requisito de la norma ISO 9001. Durante este artículo se podrán resolver todas estas dudas y algunas más.

La definición de auditoría interna de calidad viene en la norma ISO 9001:2015 de la siguiente forma:

“La auditoría es un proceso sistémico, independiente y documentado para obtener todas las evidencias, evaluarlas de forma objetiva, con el fin de establecer el grado en el que se cumplen todos los criterios de auditoría”.

De la definición se pueden extraer muchos aspectos importantes para comprender lo que es una auditoría de calidad y cómo gestionarla. En primer lugar, se especifica claramente que es un proceso sistemático, por lo que debe definirse una metodología estandarizada para su desarrollo.

La empresa que desea auditar el Sistema de Gestión de la Calidad es la que se encarga de definir cómo se tiene que desarrollar la auditoría interna ISO 9001:2015. Se tiene que redactar un procedimiento donde se explique la metodología a seguir y los criterios con los que se va a elaborar.

En segundo lugar, se indica que la auditoría tiene que ser proceso independiente, es decir, que un auditor no puede auditar su propio trabajo o aquel sobre el que tiene responsabilidad, no se puede ser juez y parte. Dicho detalle puede suponer ciertos problemas relevantes en las microempresas. El responsable de calidad de la organización tiene la capacidad necesaria para realizar la auditoría interna ISO 9001:2015, pero no es posible, ya que no se puede auditar a él mismo.

Se debe mencionar que se trata de un proceso documentado. Por lo que, tal y como se marcan en los requisitos de la norma ISO 9001:2015, es imprescindible hacer un procedimiento documentado.

Pegamos un salto al final de la definición para analizar todos los criterios de la auditoría. Se entiende por criterios de auditoría interna ISO 9001:2015 el conjunto de todos los requisitos documentales o no que deben ser cumplidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

La finalidad de la auditoría interna ISO 9001:2015 es contrastar una norma teórica con la gestión real de nuestra organización. Por lo tanto, auditar consiste en comprobar si aquello que la empresa especifica que hay que hacer se está llevando a cabo conforme a lo que se ha planificado. Más concretamente, en el caso de una empresa que haya implementado un Sistema de Gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015, lo que consiste en revisar que todo lo especificado en los procedimientos y los registros del sistema de gestión es coherente, por una parte, con los requisitos de la propia norma y por otro con las actuaciones de la empresa.

La definición nos indica que el proceso pretende obtener evidencias, o lo que es lo mismo, cualquier información verificable que permita corregir el cumplimiento de los criterios de auditoría y que la comprobación se pueda realizar de forma objetiva.

Es un idioma menos normativo, auditar consiste en verificar mediante diferentes pruebas objetivas si la empresa hace lo que dice y dice que lo que hace.

Además, el estándar internacional ISO 9001:2015 incorpora una serie de notas aclaratorias que pasamos a citar:

• Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se hacen por la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos, además debe constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
• Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoría de segunda o tercera parte. Las auditoras de segunda partes se hacen por partes que tienen un interés en la empresa, como pueden ser los clientes o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se realizan por las organizaciones auditoras independientes y externas, como las que proporcionan la certificación de conformidad con la norma ISO 9001.
• Cuando se auditan dos o más sistemas de gestión juntos, se denomina “auditoría combinada”.
• Cuando dos o más empresas auditoras cooperan para auditar a un único auditado, se llama “auditoría conjunta”.

La empresa tiene que realizar las auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad:

• Esta conforme a todas las disposiciones que se han planificado, con los requisitos de la norma internacional y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad que establece la organización.
• Se implementa y se mantiene de forma eficiente.

Se tiene que planificar un programa de auditoría tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, además de los resultados de auditorías previas. Se tienen que definir los criterios de auditoría, el alcance, la frecuencia y la metodología utilizada.

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La selección de todos los auditores y la realización de las auditorías tienen que asegurarse de cumplir con los objetivos y la imparcialidad de los procesos de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Se tiene que establecer un procedimiento documentado para definir todas las responsabilidades y los requisitos necesarios con los que planificar y realizar las auditorías, establecer registros e informar de los resultados.

Se tienen que mantener los registros de las auditorías y de los resultados.

Los responsables del área que se encuentra siendo auditada tienen que asegurarse de que se llevan a cabo las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias, sin demora, que no estén justificadas, para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Existen más de 1076 certificados en ISO 9001 en Perú, por lo que ser auditor interno ISO 9001 en este país es muy importante. Mucho más ahora, ya que se ha publicado la nueva ISO 9001:2015, son necesarios en todas las empresas que deseen hacer la transición. La auditoría interna ISO 9001:2015 gana mucho protagonismo, por lo que es muy fundamental estar formado para afrontar la transición.

En Perú existe el Instituto de Auditores Internos del Perú (IAI Perú), siendo una entidad sin fines de lucro que agrupa a profesionales que llevan a cabo sus actividades en el campo de la auditoría interna ISO 9001. Se fundó en Lima (Perú) el 13 de mayo del año 1981 y tiene presencia mundial. Es el único organismo en el Perú para los auditores internos.

Si desea adquirir las competencias para ejecutar una auditoría interna ISO 9001:2015, puede realizar el siguiente curso: Auditor Interno ISO 9001:2015.

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La auditoría interna es una herramienta muy importante para impulsar la mejora continua gracias a la norma ISO 9001 “Sistema de Gestión de la Calidad”, resulta de vital importancia que cuente con auditores internos que tengan las habilidades necesarias para revisar de forma adecuada todos sus procesos y registros, además se identifican los puntos fuertes, debilidades y problemas que se producen en la empresa.

A fin de garantizar la competencia, es relevante que te asegures de que los auditores internos se encuentran perfectamente capacitados para realizar las auditorías internas ISO 9001:2015 y que cuentan con experiencia para realizar un buen trabajo. Si usted desea ser auditor interno necesita formarse bien, esto podrá conseguirlo gracias al curso online Auditor Interno ISO 9001:2015.

El proceso de auditoría interna ISO 9001:2015 ha sido introducido en el estándar dentro de la cláusula 9. Evaluación del desempeño, sin duda hace un gran trío con el 9.1 Monitoreo, medición, análisis y evaluación y 9.3 Revisión por la dirección.

El resultado de esta unión ofrece como resultado el proceso de mejora continua que se representa en el punto 10. Mejora.

Si comparamos con la norma ISO 9001:2008, el proceso de auditoría no aparece como ninguna cláusula importante, aunque si indagamos un poco lo podemos encontrar en la sub cláusula 8.2.2 Auditoría interna.

El proceso de auditoría interna se puede considerar como un ejercicio de autoevaluación, de dicho ejercicio se genera una información valiosa para la mejora de los procesos.

El seguimiento y medición, en la nueva ISO 9001:2015, se ha convertido en una regla general para todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las organizaciones con #ISO9001:2015 deben definir e implantar un proceso de auditorías internas
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En la nueva ISO 9001:2015 la auditoría interna se refleja en el apartado 9.2 Auditoría Interna, que se ha dividido en dos partes esenciales y complementarias.

En la primera parte se establece el requisito de realizar auditorías con fines definidos, la segunda establece como requisito principal la gestión de diferentes programas de auditorías  internas que les ofrezca soporte a los propósitos del proceso de auditorías.

La auditoría interna ISO 9001:2015 es una valoración que se hace de forma sistemática sobre el rendimiento de un proceso. Las empresas para poder implementar la norma ISO 9001:2015 necesitan hacer auditorías que cercioren que lo están haciendo bien.

Muchas organizaciones que no cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad, hacen algún tipo de auditoría, cada inicio de mes revisan el inventario de productos, las cuentas, las ventas, etc. por lo que valoran, de cierta forma, el rendimiento que hace durante el mes anterior. Esto ayuda a las organizaciones a conocer como mejorar de forma continua.

La organización formaliza su sistema de trabajo cuando establece procesos sistemáticos de auditorías financieras y operativas.

Las organizaciones, que cuentan con la certificación ISO 9001:2015, tienen que definir, implantar y mantener un proceso de auditorías internas.

La planificación de la realización de una auditoría interna ISO 9001:2015 tiene que encontrarse en un documento, en el que se muestra el intervalo de tiempo, en los que la empresa ha decidido ejecutar sus auditorías internas.

La frecuencia con las que se realicen las auditorías internas ISO 9001:2015 dependerá de cada empresa, puede ser cada mes, cada año, dos veces al año, etc.

Los resultados de las auditorías internas deben mostrar evidencias claras acerca del estado del Sistema de Gestión de la Calidad, dichas evidencias tienen que estar registradas como información documentada.

Gracias a la realización de las auditorías internas se puede confirmar si un Sistema de Gestión de la Calidad es conforme o no. En México cuentan con el Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI).

Para conocer si el sistema es conforme se deben dar uno de estos dos casos:

• El Sistema de Gestión de la Calidad debe ser conforme contra los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2015, siempre que la organización los aplique.
• Los requisitos que la empresa haya decido como necesarios para su Sistema de Gestión de la Calidad, los requisitos se encuentran en función a los objetivos que la empresa crea necesario conseguir.

Todas las organizaciones son diferentes y presentan ciertas particularidades, la norma ISO 9001:2015 no pretende que todas las organizaciones sean iguales, sino que todas tengan un Sistema de Gestión de la Calidad y que todas las particularidades se encuentren enfocadas para satisfacer las necesidades de sus clientes, por lo que necesitan definir sus propios requisitos.

Las auditorías internas ISO 9001:2015 son útiles para confirmar si un proyecto de implantación de dicha norma ha conseguido todos los resultados y se encuentra listo para certificarse. Se necesita confirmar la configuración de un Sistema de Gestión, sin necesidades de cambios, riesgos y oportunidades.

Es muy importante recordar que el propósito de su programa de auditoría interna ISO 9001:2015 es que sea capaz de evaluar el Sistema de Gestión de Calidad para verificar que se cumple los planes previstos, los procesos y los procedimientos, es decir, que se cumplan los requisitos que establece la norma ISO 9001:2015.

Será necesario contar con un auditor interno para comprender los procesos y los procedimientos de la norma ISO 9001:2015.

La planificación de la auditoría garantiza el éxito. El auditor interno ISO 9001:2015 debe programar la auditoría para que se generen beneficios y mejoras en el diseño.

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