Desde la publicación en septiembre de 2015 de la nueva versión de la norma ISO 14001, los empleados de muchas organizaciones alrededor de todo el mundo están en el proceso de ponerse al día con los cambios y la planificación de cómo implementar esos cambios en su organización, tanto para cumplir con los requerimientos del nuevo estándar como para maximizar el beneficio de negocio de la implementación de los cambios.

Algunos de los numerosos cambios que introduce la nueva versión de la norma no son descriptivos y en cierto grado están abiertos a la interpretación de los requisitos. A la vez que esto puede ser positivo en muchos sentidos, también abre la puerta a que se realicen interpretaciones o implementaciones erróneas, dando lugar a no conformidades durante la auditoría de renovación de la certificación. ¿Qué podemos hacer para evitarlo?

Cómo evitar no conformidades en la transición a la ISO 14001 2015

Vamos a revisar algunos de los principales cambios y algunos hipotéticos casos en los que se pueden dar no conformidades en la transición a la ISO 14001 2015.

• Información documentada. Imaginemos que tu organización no puede proporcionar pruebas documentadas de que se ha comprendido y usado el ciclo “planificar-hacer-verificar-actuar” (PHVA) en el que se basa la norma ISO 14001. El resultado será una no conformidad.
• La importancia de la evaluación de riesgos: Imaginemos que no podemos demostrar que estamos utilizando el pensamiento basado en el riesgo a un nivel estratégico, y nuestra organización no ha tenido un aporte de nuestro equipo superior cuando se habla de riesgo. Resultado: no conformidad contra la ISO 14001:2015.
• Aspectos ambientales: ahora hay que evidenciar y demostrar que se tienen en cuenta los aspectos ambientales en la planificación y que quede asegurada la debida consideración de esta faceta. Si esto no se puede demostrar, el resultado es la no conformidad contra ISO 14001:2015.
• Liderazgo: este es también uno de los principales cambios que introduce la nueva versión de la norma ISO 14001. Supongamos que ningún miembro de la alta Dirección de la organización toma parte de la administración del Sistema de Gestión Ambiental ni asiste a las reuniones periódicas. La falta de liderazgo es motivo de no conformidad.

Cómo evitar no conformidades en la transición a la #ISO14001 versión 2015
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Como hemos visto en los anteriores ejemplos, se pueden dar no conformidades debido a los nuevos requisitos que se introducen en la ISO 14001:2015 si la organización y sus miembros no está bien preparada y vigilante sobre estos nuevos términos.

Así, en este caso cobra mucho sentido la afirmación de que “más vale prevenir que corregir”. Y aportará a la organización algunos importantes beneficios:

• Beneficios inmediatos de la correcta aplicación de los requisitos de la ISO 14001:2015, como, por ejemplo, el nuevo enfoque basado en riesgos, aportará a la organización la reducción de riesgos e incertidumbre y la identificación de oportunidades para la organización.
• Ahorro de tiempo y dinero: solventar no conformidades requiere que la organización destine recursos y eso se traduce en un aumento de los costes. Desde el punto de vista financiero, evitar no conformidades es una gran ventaja para la organización.
• Mayor implicación del liderazgo: las estrategias que cuentan con la implicación de la Dirección de la organización tienen mayores posibilidades de alcanzar el éxito.
• Mejor reputación: un Sistema de Gestión Ambiental libre de no conformidades fortalecerá nuestra imagen frente a clientes, socios y otras partes interesadas.

En resumen, la mejor forma de evitar no conformidades en la transición a la ISO 14001:2015 es adoptar los cambios, ejecutarlos y supervisar su correcta implementación.

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Un aspecto que tiende a crear confusión entre los profesionales que trabajan habitualmente con Sistemas de Gestión es en relación con la diferencia entre Corrección y Acción correctiva.

Aunque a priori parezcan términos que se refieren a lo mismo, en realidad no lo son. Es más, llegar a entender, la diferencia entre ambos es la base para poder llegar a tener buenos sistemas de acciones correctivas en las organizaciones, y en última instancia, ello contribuirá a la excelencia de nuestros Sistemas de Gestión, incluidos también, por supuesto, los Sistemas de Gestión de Calidad.

¿Cuál es la diferencia?

Tal como debe ser, cada vez que se detecte una inconformidad en nuestro Sistema de Gestión, se va a poner en marcha medidas para tratar de dar solución a dicho problema detectado.

Ahora bien, esa medida que se tome puede ser una corrección o una acción correctiva.

En el caso en el que nos encontremos una no conformidad, y lo que se haga es dar una solución concreta a ese problema con el objetivo de que el producto o servicio pueda ser aceptable para su uso, entonces estamos hablando de una “Corrección”.

Sin embargo, hablaremos de “Acción Correctiva“ en en el caso en que ante una inconformidad detectada, en vez de dar una solución puntual e inmediata, lo que se haga sea analizar e investigar las causas que originaron este problema hasta llegar a la raíz o causa que dio lugar al mismo y tras ello tomar las medidas pertinentes para solucionar esa raíz del problema y de esta forma tratar de evitar que vuelva a ocurrir.

Casos de estudio

Para ver mejor esta diferencia entre uno y otro, vamos a poner los siguientes ejemplos:

Caso de estudio 1: Cuando se realiza una entrega fuera de plazo

Vamos a poner como ejemplo de problema el caso en que detectemos que un cliente no está satisfecho con nuestra empresa debido a que su pedido le está tardando en llegar.

La corrección que podemos hacer ante este problema sería: localizar el paquete y entregarlo lo antes posible. Además, para mantener la satisfacción del cliente podríamos hacerle un reembolso parcial.

Por su parte, la acción correctiva en este ejemplo sería realizar un estudio de análisis para ver si el problema detectado también sucede con otros clientes. En caso afirmativo, comenzaremos a buscar las causas que originan esta inconformidad para buscar medidas que eviten que vuelva a repetirse este problema.

Por ejemplo, si en el análisis de la búsqueda de la raíz del problema, nos damos cuenta de que los paquetes no están siendo bien identificados y como consecuencia de ello se están enviando a direcciones erróneas, provocando que los mismos se pierdan y se retrasen, entonces podemos tomar medidas para evitar que esto suceda. La acción correctiva que podríamos tomar sería la de hacer comprobaciones de la identificación de los paquetes de manera previa al envío al cliente, así como aplicar medidas de seguimiento del envío.

Aprende la diferencia entre Corrección y acción correctiva en #ISO
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Caso de estudio 2: Cuando una parte fabricada del producto es más larga de lo que debería

Partimos en este caso de que tenemos el problema de que una de las partes fabricadas del producto no es aceptable porque es más larga de lo que debería y como consecuencia de ello no se ensamblan bien las partes. Tras un análisis previo de la inconformidad vemos que la fabricación se está realizando acorde al dibujo/boceto que tenemos. Pero que es en el dibujo dónde están mal indicadas las dimensiones.

Ante ello, las correcciones que podríamos realizar serían:

• Un primer ejemplo de corrección sería volver a fabricar esa parte del producto para que esta vez la pieza ya tenga la longitud adecuada
• La segunda corrección que se podría hacer ante este problema sería la de modificar el dibujo para que tenga las dimensiones correctas y que ya de esa forma cuando vuelva a hacerse la fabricación de la pieza no tengamos el problema.

La acción correctiva, en caso de detectar que hemos tenido muchos dibujos/bocetos incorrectos en el último periodo, sería pasar a hacer una investigación en mayor profundidad para ver cuál es la causa raíz de que no se estén haciendo correctamente.

Pongamos de ejemplo, que durante este análisis se observa que falta un paso intermedio en el que se pueda comparar la dimensión del dibujo a través de un modelo por ordenador para asegurarnos de esta manera que la pieza encaja a la perfección.

La introducción de este nuevo paso, que faltaba antes, sería la acción correctiva, para evitar que el problema se repita.

¿Cómo ayuda entender la diferencia entre corrección y acción correctiva a la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión?

Entender estas diferencias entre un concepto y otro es muy importante para que nuestro sistema de acción correctiva se utilice de una manera más eficaz.

Así pues, cuando tengamos inconformidades puntuales aplicaremos correcciones.

Mientras que cuando se detecte problemas que tienden a repetirse en más de una ocasión (problemas sistémicos), es entonces cuando pongamos en marcha la acción correctiva.

Usando de este modo nuestro sistema de acciones correctivas se está contribuyendo a la mejora continua de la organización.

Si este artículo acerca de las diferencias entre corrección y acción correctiva te ha resultado de utilidad, otros artículos relacionados que te pueden ser de ayuda son:

• Planificación de cambios en la norma ISO 9001:2015
• Ser Auditor Interno ISO: Los hallazgos y cómo plasmarlos
• OHSAS 18001 y el uso de técnicas analíticas posteriores al accidente

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